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Williams en pole position pour recruter les meilleurs professionnels. L'adoption d'un processus numérique booste la productivité de sa RH

Situation de l'entreprise

Williams Group doit ses innombrables succès en Formule Un à sa capacité à recruter les meilleurs ingénieurs de son secteur. Cette pratique est reprise dans sa division de services Williams Advanced Engineering (WAE), qui mobilise l'expertise du groupe non seulement pour les constructeurs automobiles, mais également pour une liste croissante de clients issus d’autres secteurs, notamment de l'aérospatiale.

Mais cela n’est pas toujours chose facile. Dans les entreprises ayant recours à des systèmes de validation sur support papier, les formulaires languissent bien souvent sur les bureaux des décisionnaires, entraînant alors des retards inutiles dans le processus de recrutement. Or de tels retards risquent d’entraîner la perte de candidats talentueux, étant donné le caractère hautement concurrentiel de ce marché. L’équipe RH en charge de ces processus devait donc consacrer une ou deux heures chaque jour à « chasser » ces formulaires et les signatures requises. Williams n’était tout simplement pas habituée à travailler avec une telle lenteur. Il lui fallait absolument disposer de processus RH plus rapides.

« Le succès de notre entreprise dépend de sa capacité à recruter les meilleurs talents disponibles. Grâce à l’application WAE Recruitment & Salary développée par Avanade, nous y parvenons plus rapidement et plus efficacement, ce qui réduit les délais requis pour recruter les talents d’exception qui constitueront pour nous un véritable avantage concurrentiel ».

Nicola Salter Directeur RH, Williams Group

Solution

Pour parvenir à la rapidité d’exécution requise, Williams a fait appel à son partenaire technologique, Avanade. Dans le cadre de l'initiative en cours d'Avanade visant à aider Williams à mettre en place un environnement de travail numérique, les deux entreprises ont travaillé en étroite collaboration pour développer WAE Recruitment & Salary, une application sur mesure basée sur Microsoft SharePoint. Cette application permet de transformer les tâches manuelles associées à la création de poste et au processus de recrutement, qui sont désormais des processus numériques dont la rapidité est à l’image de celle des bolides de compétition qui ont fait la réputation du groupe.

WAE Recruitment & Salary parvient, paradoxalement, à susciter l'attention des cadres décisionnaires en exerçant sur eux le moins de contraintes possible. Les cadres interagissent avec l'application principalement par e-mail. Ils reçoivent désormais des e-mails automatiques uniquement lorsqu’ils doivent prendre des mesures ou décisions. Ils peuvent également se connecter sur le portail WAE Recruitment & Salary, qui offre en un coup d'œil une visibilité complète sur leurs actions récentes. Avanade s’est appuyé sur son savoir-faire et son expérience en matière de conception pour proposer une interface de portail intuitive à tous les utilisateurs. Simplifiée et épurée, l'interface affiche les demandes en attente et traitées, le statut des procédures ouvertes (avec mise en évidence des retards éventuels), ainsi que les messages des collaborateurs expliquant pourquoi ils n'ont pas approuvé tel ou tel poste ou candidat.

Résultats

Des décisions prises dans l'heure, partout dans le monde. Williams souhaitait mettre en place un processus plus rapide pour la validation RH des recrutements. C'est désormais chose faite. Un simple processus RH tel que l’approbation de l'engagement d'une recherche de candidats pouvait auparavant prendre une semaine entière, voire plus. Les cadres peuvent désormais utiliser l’application WAE Recruitment & Salary où qu’ils se trouvent dans le monde, et les tâches et décisions RH peuvent ainsi être traitées en une heure environ. Lorsque l’on ajoute l’ensemble des processus associés au fait de créer, puis pourvoir, un poste, cela peut aboutir à des gains de temps d’un mois, voire plus, qui permettent à Williams d’être beaucoup plus compétitif dans le recrutement des meilleurs talents.

Augmentation de la productivité RH et gains de temps. Les cadres RH chargés de coordonner les processus manuels pouvaient passer jusqu'à deux heures par jour à récupérer les formulaires papier et obtenir les signatures auprès des différents responsables, devant parfois pour cela traverser de long en large l’ensemble du campus Williams. Ces tâches sont désormais inutiles et l’équipe RH bénéficie ainsi de précieux gains de temps et de productivité.

De nouvelles ressources analytiques renforcent les capacités décisionnelles. Les cadres de WAE disposent désormais de données très précises sur les résultats globaux des processus RH clés au cours d'une année donnée. Ils peuvent extraire et analyser ces données pour faire émerger de nouveaux éléments de compréhension, qui permettront d’affiner ces processus et de renforcer encore l'efficacité RH.

Williams Group

Étude de cas Williams Group

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