Die Geschäftssituation
Melin Collectors verzeichnet Wachstum. Das norwegische Unternehmen bietet seinen Kunden ein umfassendes Portfolio an Rechnungs- und Inkassodienstleistungen an. Dabei ist Melin Collectors auf den Gesundheitssektor spezialisiert. Die Inkassoprozesse des Unternehmens erforderten häufig papierbasierte Arbeitsvorgänge. Physische Dokumente mussten eingescannt oder manuell im System erfasst werden. Auch das tägliche Reporting erfolgte jeden Morgen manuell – das kostete Zeit und Ressourcen, die beim Abschluss von Vorgängen oder der Gebührenerhebung fehlten.
Mit zunehmender Mandantenzahl musste das Unternehmen zusätzliches Personal einstellen, um das größere Arbeitsaufkommen zu bewältigen. Innerhalb von zwölf Monaten verdreifachte Melin Collectors seine Mitarbeiter, die Dokumente bearbeiten und sich um die täglichen Berichte kümmern, von acht auf 24 Personen. Das Unternehmen strebte zwar nach weiterem Wachstum, wollte die Personalstärke jedoch nicht weiter erhöhen. Vor diesem Hintergrund sollten verschiedene manuelle Prozesse mithilfe intelligenter robotergesteuerter Prozessautomatisierung (RPA) automatisiert werden. Bei der Erarbeitung seiner Strategie bezog das Führungsteam die Mitarbeiter umfassend ein und machte deutlich, dass RPA eingeführt wird, um ihnen mehr Möglichkeiten an die Hand zu geben und nicht, um Arbeitsplätze abzubauen.
"Consultants from Avanade came in and worked right next to our employees as part of the same team. While some consultants show up in suits and ties, Avanade blended in like they’d always been there. That made a huge difference."
Die Lösung
Melin Collectors schloss sich mit Avanade zusammen, um 20 zentrale tägliche Prozesse zu automatisieren. Dazu zählten die Dokumenteneingabe, die Dokumentenverwaltung und das Daten-Reporting. Dabei kam mit Blue Prism eine marktführende RPA-Software zum Einsatz, die auf der Cloud-Plattform Microsoft Azure gehostet wird. Die Lösung gewährleistet auch für die Zukunft Konsistenz und Flexibilität. Mit der Software bleibt das Unternehmen agil und kann die Automatisierung zeitkritischer Prozesse auf Wunsch aktivieren oder deaktivieren. Damit wird sichergestellt, dass Ressourcen zeit- und bedarfsgerecht zugewiesen werden.
Die Lösung wurde innerhalb kürzester Zeit entwickelt und implementiert. Nach einer achtwöchigen Pilotphase begann unser Team mit dem Rollout von RPA für aktive Fälle und trug dazu bei, dass das Unternehmen seinen Rückstau unerledigter Verfahren erheblich reduzieren konnte.
Die Ergebnisse
Seit Projektbeginn wurde RPA bei mehr als 80 Prozent der identifizierten Prozesse implementiert. Dabei konnte Melin Collectors innerhalb eines Monats nach Einführung der Lösung seinen Rückstau von zehntausend Fällen auf Null reduzieren. Die wertschöpfende Effizienz von Blue Prism lässt sich quantifizieren: Das Projekt hat den manuellen Aufwand für die betroffenen Prozesse um schätzungsweise 53 Prozent reduziert. 89 Prozent der ausstehenden Fälle wurden überdies ohne jegliches menschliche Eingreifen abgeschlossen.
Unabhängig von den bloßen Zahlen ist Melin Collectors besonders stolz darauf, dass die RPA-Lösung Hand in Hand mit den Mitarbeitern eingesetzt wird und ihre Jobs sichert. In diesem Fall geht es also nicht darum, dass Roboter die menschliche Arbeitskraft ersetzen. Vielmehr zeigt dieses Beispiel, wie die Automatisierung papierbasierter Prozesse die Employee Experience verbessern und den Mitarbeitern bei der effizienteren Erledigung ihrer Aufgaben helfen kann. Dadurch können sie ihre Arbeitskraft voll und ganz nach den Bedürfnissen des Unternehmens einsetzen.
Convene steigert die Effizienz und reduziert den manuellen Aufwand durch Automatisierung
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