Situación de la empresa
Melin Collectors está creciendo. La empresa, con sede en Noruega, ofrece a sus clientes una amplia gama de servicios de facturación y cobro de deudas, y está principalmente especializada en el sector de los servicios sanitarios. El proceso de cobro de la compañía solía conllevar un trabajo basado en el papel, con documentos físicos que debían digitalizarse o teclearse de forma manual en el sistema. Las labores diarias de generación de informes también se realizaban manualmente cada mañana, lo cual restaba tiempo y recursos que, de otro modo, podrían dedicarse al cierre de expedientes y al cobro de deudas.
A medida que aceptaba más casos de clientes, la empresa necesitaba contratar más personal para procesar el volumen de trabajo resultante. En un año, el número de empleados de Melin Collectors dedicados a la tramitación de documentos y a la generación diaria de informes pasó de ocho a 24. Para adecuarse a este crecimiento sin tener que aumentar su plantilla, la compañía se propuso automatizar varios de sus procesos manuales utilizando la automatización robótica de procesos (RPA). Conforme desarrollaba su estrategia, la dirección se aseguró de que los empleados se implicaran totalmente en el proceso y comprendieran que la RPA estaba destinada a aumentar sus capacidades y no a reducir sus efectivos.
"Los asesores de Avanade llegaron y colaboraron estrechamente con nuestros empleados como parte de un mismo equipo. Mientras algunos asesores aparecen vestidos con traje y corbata, los de Avanade parecían haber formado siempre parte de nuestra empresa. Eso marcó una enorme diferencia."
Solución
Melin Collectors solicitó ayuda a Avanade para automatizar 20 procesos diarios prioritarios —incluyendo la entrada y gestión de documentos y la comunicación de datos— utilizando Blue Prism, un software de RPA líder en el mercado y alojado en la plataforma de Cloud de Microsoft Azure. Esta solución garantiza consistencia y flexibilidad de cara al futuro. El software permitirá a la empresa mantener su agilidad y le proporcionará la capacidad de activar o desactivar la automatización en los procesos decisivos, garantizando así que los recursos se asignen en el lugar y el momento oportunos.
La solución se desarrolló e implementó muy rápidamente. Tras un programa piloto de ocho semanas, nuestro equipo comenzó a implementar la RPA en los casos activos y a reducir el número de casos pendientes de la compañía.
Resultados
Desde el inicio del proyecto, la RPA se ha implementado en más del 80% de los procesos identificados. En estos procesos, Melin Collectors ha podido reducir su número de casos pendientes de decenas de miles a cero tan solo un mes después de implementarse la solución. Como referencia para cuantificar el valor aportado por el software Blue Prism, el proyecto ha reducido en aproximadamente un 53% el trabajo manual empleado en estos procesos, y el 89% de los casos pendientes se completaron sin ningún tipo de intervención humana.
Cifras aparte, el hecho de que la solución trabaje de forma paralela a los empleados manteniendo sus puestos de trabajo es un especial motivo de orgullo para Melin Collectors. Esta no ha sido una historia de robots que sustituyen a los empleados humanos, sino un magnífico ejemplo de cómo la automatización de los procesos basados en el papel puede mejorar la experiencia de empleado y ayudar a los trabajadores a completar sus tareas de forma más eficiente para satisfacer plenamente las necesidades de su empresa.
Melin Collectors aumenta su eficacia y reduce su trabajo manual gracias a la automatización
Lea el caso de éxito completo.