Digital Workplace: cos’è, i vantaggi e come si realizza
Le tecnologie digitali e la pandemia stanno rivoluzionando il nostro modo di lavorare: ecco come un Modern Workplace migliora la produttività delle aziende.

Un Digital Workplace (o Modern Workplace) è un ambiente di lavoro digitale dove, grazie all’utilizzo della tecnologia, è possibile migliorare la comunicazione, la collaborazione, l’accesso, la condivisione e l’aggiornamento di informazioni e contenuti. La chiave di volta per il successo della Digital Transformation è concepire il Workplace mettendo le persone al centro, per garantire un’esperienza moderna ed efficace attraverso l'utilizzo di strumenti digitali, che permettono di migliorare la comunicazione e la collaborazione tra i dipendenti, garantendo un accesso sicuro alle applicazioni integrate in un ecosistema di servizi in linea con le normative italiane ed europee (GDPR).

Oggi, le tecnologie digitali stanno cambiando il modo di lavorare e, sempre più spesso, anche l’organizzazione e la progettazione degli spazi fisici dell’ufficio. Le classiche postazioni di lavoro vengono affiancate da soluzioni interamente digitali mixando l’esperienza fisica con quella digitale, tanto che si parla di Phygital, crasi tra “physical” e “digital”. In questo modo, ogni persona dell'azienda può accedere in maniera semplice e sicura alle informazioni necessarie per svolgere il suo lavoro indipendentemente dal luogo in cui si trova, dall’orario e dal dispositivo impiegato.

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Un Digital Workplace, grazie alla possibilità di connettersi sempre, sia dall’ufficio che da casa per chi lavora in smart working e utilizzando i device più consoni per il ruolo della persona, consente a dipendenti, manager, executive e collaboratori di migliorare la collaborazione e produttività. Questo nuovo approccio offre diversi vantaggi alle aziende e il miglioramento della employee experience, facilita il raggiungimento dei obiettivi di business e innalza la customer experience. Vediamo quali caratteristiche deve avere un Digital Workplace e come si può realizzare per aiutare le aziende a guardare al futuro anche in un momento complicato dovuto alla pandemia da COVID-19.

Digital Workplace: caratteristiche
Un Digital Workplace deve rispondere ad alcune caratteristiche ben precise, quali:

• Essere intuitivo da utilizzare
  Le tecnologie digitali impiegate per un Modern Workplace devono essere studiate pensando ai dipendenti che le utilizzeranno. Pertanto, occorre seguire i principi della UX adottati per il mondo consumer, senza dimenticare l'approccio employee centric.
• Garantire la massima accessibilità in totale sicurezza
  Le applicazioni, le informazioni e i documenti devono essere accessibili da computer, smartphone e tablet, in maniera immediata e in totale sicurezza.
• Avere spazi di collaborazione
  Uno degli aspetti centrali è legato al concetto di Enterprise Collaboration. La collaborazione tra i dipendenti è fondamentale e porta l’azienda a un livello superiore, aprendo il canale della collaborazione interna ed esterna, permettendo uno scambio snello di informazioni che sia in linea con le policy dell’organizzazione, garantendo la comunicazione in tempo reale e una migliore gestione delle risorse umane. Occorre rendere disponibili applicazioni di social networking, oppure dei veri social network aziendali, come Microsoft Teams e Yammer. Tutto questo permette ai dipendenti di collaborare e comunicare in tempo reale e in modo più veloce, ma non solo, perché permette anche uno scambio di esperienze.
• Adottare sistemi aperti
  Le applicazioni, i dati e i documenti devono essere accessibili a tutti i dipendenti e collaboratori in modo integrato, utilizzando, ad esempio, il cloud.
• Utilizzare l’Intelligenza artificiale
  Un Modern Workplace deve adottare una tecnologia in grado di accompagnare l’utente durante la sua attività tramite assistenti virtuali, ricerca semantica, classificazione di contenuti secondo pattern prestabiliti e tutorial e intuitivi.

Digital Workplace: i vantaggi per le aziende

Passare da una modalità di lavoro tradizionale al Digital Workplace dà la possibilità alle organizzazioni di avere dei notevoli benefici sia per quanto riguarda la soddisfazione dei dipendenti che il risparmio sui costi di gestione.

I vantaggi, in particolare, riguardano:

• Razionalizzazione degli investimenti
  Grazie al Modern Workplace è possibile ottimizzare gli spazi riservati agli uffici che, nelle grandi città, hanno costi molto elevati; consolidare le piattaforme di comunicazione e collaborazione con servizi in Cloud andando a decommissionare infrastrutture e hardware; riducendo i costi di manutenzione e operations
• Controllo centralizzato
  Le applicazioni software e hardware possono essere controllate da un’unica centrale, senza disperdere tempo e risorse.
• Maggior produttività dei dipendenti
  Questo è possibile grazie alla facilità con cui il personale riesce a reperire, scambiare e aggiornare le informazioni utili per l’attività dell’azienda.
• Miglior possibilità di creare e innovare
  Avere spazi e tecnologie studiati per rendere più agevole la comunicazione e lo scambio di idee facilita la creatività e l’innovazione all’interno delle aziende.
• Maggiore capacità di attrarre talenti
  Le aziende che hanno abbracciato la Digital Transformation e che adottano una moderna organizzazione del lavoro sono in grado di essere più attrattive nei confronti dei giovani e di chi cerca una migliore qualità di lavoro e di vita.
• Migliori servizi per l’utente finale
  L’impiego di strumenti moderni e applicazioni innovative permette alle aziende di offrire maggiori servizi e una migliore User Experience al cliente potenziale o già acquisito.

Smart working e Modern Workplace
La pandemia da COVID-19 ha cambiato tutto: da come viviamo a come facciamo acquisti, ma anche e soprattutto come lavoriamo. Lo smart working è diventato rapidamente una realtà e le aziende si sono dovute organizzare altrettanto rapidamente in prima battuta abilitando una sorta di remote working.

Lo smart working è stato disciplinato dalla legge 81/2017, che ne ha sancito la parità di trattamento contrattuale tra lavoratori tradizionali e lavoratori agili, sia dal punto di vista economico che assicurativo, ma la pandemia ha dato una grande accelerata all’adozione da parte delle aziende del lavoro agile.

Questa nuova modalità di lavoro ha bisogno di una serie di soluzioni che garantiscano ai dipendenti l’accesso a informazioni, documenti e applicazioni in modo autonomo e sicuro. Ciò deve essere possibile da qualsiasi luogo e con qualsiasi device. Pertanto, costruire un Digital Workplace diventa ancora più importante per le aziende.

Come si realizza un Digital Workplace
Avanade, società creata nel 2000 da Accenture e Microsoft, offre alle aziende soluzioni e servizi innovativi per digitalizzare i processi lavorativi. Tutto ciò è possibile attraverso la Workplace Experience, l’approccio che Avanade utilizza per definire la strategia di un Modern Workplace. Questa strategia fa leva sulla definizione di una nuova employee experience coadiuvata da un importante cambio culturale per l’utilizzo efficace di strumenti digitali, la trasformazione tecnologica sul Cloud, con l’obiettivo di rendere più efficiente e produttiva un’azienda.

Le soluzioni con cui Avanade aiuta le organizzazioni mettendo il Digital Workplace al centro dell’evoluzione aziendale si fondano su:

• Employee Experience
  Le aziende devono offrire ai dipendenti le stesse esperienze che garantiscono ai loro clienti.
• Remote working
  Una società moderna si deve organizzare rapidamente per consentire il lavoro a distanza su larga scala.
• Intelligenza artificiale
  Occorre automatizzare i processi aziendali utilizzando l'automazione intelligente i cui algoritmi permettono di offrire informazioni personalizzate a ciascun dipendente in base all’attività che svolge, alle sue abitudini e alle sue esigenze.
• Modernizzazione della piattaforma
  Le aziende devono trasformare il posto di lavoro utilizzando una piattaforma moderna che faciliti l’accesso, la condivisione e l’aggiornamento di informazioni e documenti.
• Cambiamento culturale e organizzativo
  È fondamentale preparare le aziende ad affrontare il futuro attraverso nuovi modelli operativi e organizzativi che coinvolgono le persone e trasformare il loro modo di lavorare.
• Valorizzare il posto di lavoro
  Aiutiamo le aziende a ridefinire l'ambiente di lavoro come elemento in grado di generare valore sostenibile.

Realizzare un Digital Workplace, quindi, non solo rende più produttiva la tua azienda, ma permette a dipendenti e collaboratori di sentirsi parte di una realtà strutturata e flessibile, per essere pronta ad affrontare situazioni diverse.La nuova normalità delle aziende deve essere, quindi, la flessibilità, opportunamente definita e organizzata.