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Stimolare un nuovo approccio di collaborazione

Situazione aziendale

UPM ha riformulato la sua strategia diventando un'azienda "Biofore" concentrata su sostenibilità e innovazione. Ciò ha richiesto degli strumenti che consentissero ai dipendenti di condividere informazioni e collaborare in modo più efficace ed efficiente. In ogni caso, l'esistente tecnologia di UPM volta all'utente finale era relativamente obsoleta e frammentata. Di conseguenza, UPM ha deciso di implementare una piattaforma unificata basata su software Microsoft, in grado di offrire all'azienda un nuovo metodo di lavoro.

Soluzione

UPM ha stretto una collaborazione con Accenture e Avanade, sua affiliata, per l'iniziativa "Workspace" suddivisa nelle seguenti quattro fasi attive:

  • Installazione di oltre 13.000 workstation con Windows 7 e Microsoft Office 2010. 
  • Creazione di due nuovi siti Web UPM diretti al cliente e di circa 30 siti intranet, basati su Microsoft SharePoint 2010.
  • Lancio di nuovi strumenti e-mail e di comunicazione (ad esempio, Microsoft Outlook 2010, Office Communicator e Lync) distribuiti tramite i servizi cloud Microsoft.
  • Implementazione di siti di collaborazione che sfruttano SharePoint.
La stretta collaborazione tra UPM e Accenture si è dimostrata essenziale e ha visto l'introduzione di una struttura di governance congiunta per il monitoraggio del programma. Inoltre, gli ingenti sforzi di gestione dei cambiamenti hanno contribuito a creare coinvolgimento e consensi. Accenture ha sviluppato il programma di formazione destinato ai 24.000 dipendenti di UPM, distribuendolo presso oltre 80 sedi in otto lingue diverse.​

Risultati

Nonostante la brevissima scadenza di implementazione di 16 mesi, il programma "Workspace" di UPM è stato completato secondo i tempi previsti ed entro i limiti di spesa. L'iniziativa ha introdotto dei cambiamenti considerevoli a livello aziendale, ma pur sempre limitando al minimo i disagi per i dipendenti di UPM. A titolo di esempio, 13.000 workstation sono state installate in cinque continenti in soli cinque mesi, e ogni sostituzione di workstation ha richiesto in media meno di 45 minuti.
La nuova piattaforma unificata di UPM integra funzionalità moderne con strumenti, applicazioni e processi di uso comune, che consentono ai dipendenti di trovare informazioni e idee e condividerle più facilmente. Questo nuovo approccio al lavoro si rivela essenziale per la strategia di UPM, allineata con i suoi valori fondamentali e un progresso critico per il raggiungimento di prestazioni elevate.

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