Situation de l'entreprise
Pour préserver l'offre de soins médicaux spécialisés et complexes dans la région du West Brabant, aux Pays-Bas, l'hôpital Lievensberg de Bergen op Zoom et l'hôpital Franciscus de Roosendaal ont fusionné, le 1er janvier 2015 pour former l'hôpital Bravis.
Les deux hôpitaux travaillaient déjà en étroite collaboration avant la fusion et, en 2013, ont opté pour le même système ERP afin d’appuyer leurs processus métiers (finance, achats et logistique). " Nous travaillions avec des systèmes obsolètes et nos deux établissements avaient clairement besoin de se moderniser ", explique Leo Simons, directeur du service affaires générales de Bravis. " La collaboration que nous avons engagée pour identifier, sélectionner, préparer et implémenter une solution s’est avérée être une excellente préparation pour la fusion à venir entre nos deux établissements ".
" AX4Health est un système moderne et évolutif, qui prend en charge l’ensemble des processus approvisionnement, logistique et finance, et il est sans cesse amélioré. Cela est important car, après tout, on ne veut pas avoir à changer à nouveau de système ERP dans trois ans. Nous avons également reconnu les avantages de la plateforme Microsoft AX, qui est moins exigeante que SAP en termes de maintenance, de gestion et de personnalisation. La présentation d’Avanade et la visite de l'hôpital Westfriesgasthuis, où AX4Health est déjà utilisé, nous ont convaincu du bien-fondé de notre décision."
Solution
La solution AX4Health a été implémentée dans les deux hôpitaux en 2013, dans le cadre d'un processus qui s’est avéré très formateur. " Lorsque l'on met en œuvre un système ERP, c’est essentiellement pour travailler plus efficacement, faire moins d'erreurs et accélérer les processus ", explique M. Simons. " Les processus d'approvisionnement, de stockage et de gestion financière sont plus étroitement interdépendants que jamais. Nos employés doivent donc adopter de nouvelles façons de travailler et nos différents services doivent renforcer leur degré de coopération les uns avec les autres. Nous utilisions le système précédent depuis très longtemps et, bien que la solution AX4Health soit très simple à utiliser, il nous a inévitablement fallu un certain temps pour nous familiariser avec cette nouvelle façon de travailler. Là où auparavant, notre action consistait principalement à " faire ", nous assurons désormais plutôt un rôle de suivi et d'orientation ", ajoute Karin Pallast, directrice d’Avanade Health Care. "...Résultats
En utilisant AX4Health, Bravis a réalisé des gains majeurs en termes d'efficacité, et cela se reflète aujourd'hui dans tous ses services. L’avancée la plus significative a été observée dans la fonction achat, qui est désormais entièrement centralisée. Comme l’explique Luc Stevens, directeur du service Finance et Contrôle : " auparavant, pour commander une simple chaise, nos services devaient le faire eux-mêmes, via le département des achats et auprès d'un fournisseur de leur choix. Aujourd’hui, il leur suffit d’accéder à un portail centralisé dans AX4Health. Cela offre une visibilité bien supérieure sur les commandes, qui peuvent ainsi être regroupées. Cela nous permet de réaliser nos achats à des tarifs plus attractifs et de conclure des accords plus avantageux avec nos fournisseurs. Dans le secteur hospitalier, les dépenses sont considérables, et une économie ne serait-ce que de 1 % représente donc un gain majeur. L'implémentation d’AX4Health a également contribué à réduire les gaspillages et la consommatio...
Nos services logistiques et administratifs bénéficient également de la solution AX4Health. Sur le plan logistique, Bravis a réalisé des économies sur les stocks en introduisant un processus de réapprovisionnement automatique et de scannage en ligne des stocks des différents services. " Une fois que l’on s’est familiarisé avec l'utilisation d’AX4Health, le scannage et la validation électronique des factures, le traitement électronique des relevés bancaires et la réconciliation automatisée des factures offrent un processus plus efficace, à la fois pour le service des relations fournisseurs et pour les détenteurs des budgets concernés ", poursuit M. Stevens.