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Assurer la continuité des activités de l’entreprise en cas de disruption mondiale

L'expression "disruption" est souvent utilisée dans le monde de la technologie. Que ce soit pour décrire un groupe d'entrants plus agiles sur le marché, un changement de comportement des clients, une technologie révolutionnaire ou simplement de nouvelles façons de faire les choses, la disruption est partout. Alors que le virus COVID-19 se répand dans le monde entier, nos habitudes de travail et de vie sont remises en question, replaçant la disruption au cœur du contexte actuel.

Selon l'endroit où nous nous trouvons, nous en ressentirons les effets différemment. En France par exemple, les informations de janvier dernier sur la situation en Chine étaient alarmantes, mais nous ne nous sentions pas pour autant très menacés à ce stade. Et pourtant, le virus s’est vite propagé et nous touche désormais de plein fouet, tout comme plein d’autres pays dans le monde. Depuis le confinement, l’économie tourne au ralenti. Certaines entreprises ont dû stopper leurs activités, quand d’autres doivent s’adapter au télétravail.

Le COVID-19 a mis en lumière le fait que de nombreuses entreprises doivent revoir et reconsidérer la manière dont elles se préparent face aux situations imprévues, qu’elles soient locales ou mondiales.

S'attendre à l'inattendu
Le coronavirus est désormais au cœur de l’actualité dans le monde entier. Mais il n'y a pas si longtemps, les feux de forêt bouleversaient la vie de nombreux Australiens. Le bureau d'Avanade à Canberra a été fermé pendant quatre semaines en raison de la mauvaise qualité de l'air par exemple.
Ce ne sont pas seulement les événements soudains qu’il faut gérer – pensons également à notre responsabilité sociale collective à long terme. Il ne faut pas oublier que le développement durable devient une préoccupation de plus en plus pressante. Le changement est inévitable. Les entreprises doivent être prêtes à réagir et à s'adapter, que ce soit pour minimiser les risques ou saisir les opportunités.

La continuité des activités en cas de crise
Chez Avanade par exemple, notre vision est d'être le premier intégrateur mondial de solutions digitales innovantes. Nous avons donc très tôt adopté des pratiques de travail à distance et flexibles pour adapter et faire évoluer nos pratiques, notre expérience et notre expertise dans le domaine. Avec la propagation du COVID-19, nous avons été en mesure de basculer la quasi-totalité de nos équipes en télétravail dans les pays les plus touchés par le virus. En France, dès l’annonce du confinement faite par le gouvernement en mars dernier, la transition a été très rapide et la totalité de nos collaborateurs travaille à distance.
Bien évidemment, l'adoption de pratiques de travail plus flexibles peut poser différents problèmes selon les organisations. Or, les fonctionnalités et l'accessibilité offertes par les différentes plateformes de travail existantes devraient permettre à quasi toute entreprise d'adopter un nouveau modèle de travail à distance. Alors, pourquoi en sommes-nous là aujourd’hui ?

Voici ci-dessous une série d'idées et de mesures pratiques dont vous pouvez vous inspirer pour maintenir la continuité de vos activités, sur la base de notre propre expérience.

#N° 1 - La technologie n'est qu'une pièce du puzzle
Quelle que soit la plateforme de travail que vous utilisez, les solutions et outils ne font pas tout. Bien sûr, ils vous donneront la capacité technique de travailler à distance mais ils ne garantiront pas l’épanouissement de vos employés.
Pour reprendre notre propre cas, nous avons mis en œuvre le télétravail avec succès parce que nous avons intégré la technologie dans un processus plus large de transformation de l’environnement de travail. Nous avons commencé par des éléments de base puis avons introduit d'autres fonctionnalités au bon moment et au bon rythme. Cette approche plus réfléchie et plus globale a permis à notre personnel de se sentir à l'aise et de bénéficier d'une expérience efficace, même s’il s’agit de collaborer avec des équipes éloignées géographiquement.

#2 – Réimaginer les méthodes de travail
Notre métier impose souvent aux équipes de travailler sur site, dans les locaux de nos clients, ou de se déplacer dans la cadre de réunions. Avec la situation actuelle, nous avons dû nous adapter et prendre en compte la manière dont nos équipes travaillent, mais aussi la manière dont elles délivrent leur travail aux clients.
Grâce à la solide infrastructure Cloud qui sous-tend nos plateformes de travail - comme Office 365, Microsoft Teams, SharePoint et d'autres - nous avons pu continuer à délivrer de manière transparente. Nous transposons les réunions virtuellement, ce qui nous permet de maintenir le même niveau de collaboration et d’échanges en groupe.

#3 - Le bien-être des employés sur le lieu de travail virtuel
L'un des aspects les plus difficiles du travail à domicile est l'isolement social et la solitude. Ce phénomène est amplifié par le confinement où la distanciation sociale est encouragée pour réduire le risque de propagation du virus.
Nous avons cherché à y remédier en formulant un certain nombre de recommandations et d'initiatives à l'intention de nos équipes dans les régions touchées. Par exemple, nous encourageons les pauses café ou déjeuners virtuels afin que les employés continuent à bénéficier d'interactions sociales avec leurs collègues, ou encore les micro-breaks afin qu’ils puissent avoir du temps pour leurs enfants. Nous encourageons également nos équipes à prendre régulièrement des pauses-écrans, à faire de l'exercice et à prendre soin d’elle et de leur famille en cette période délicate. Nous renforçons notre communication auprès de nos employés sur la situation, afin qu’ils soient bien informés des mesures prises et des initiatives en place. Et grâce à la technologie, nous maintenons autant d'interactions sociales qu'au bureau, si ce n’est plus, en les recréant dans un cadre virtuel.

business continuity

#4 - Considérations culturelles
Enfin, nous avons constaté que l'intégration de méthodes de travail flexibles a remis en question les normes et les habitudes culturelles de certains pays. Ce phénomène est amplifié en Asie-Pacifique, l'une des régions les plus diversifiées du monde sur le plan culturel.
Traditionnellement, les lieux de travail chinois sont plus familiers avec une culture de bureau. Parallèlement, d'autres pays ont dû repenser leur façon de mesurer la productivité des employés et passer d'une "mentalité de temps passé" à une approche davantage axée sur les résultats. Il est important de reconnaître que chaque culture et chaque pays abordera les pratiques de travail à distance sous un angle différent et avec un niveau d'adoption ou de familiarité variable.

La nouvelle norme
Que ce soit en raison d'une disruption mondiale ou dans le cadre d'une initiative plus large en faveur de l'expérience des salariés, les entreprises du monde entier doivent repenser leur approche en matière d’environnement de travail et adopter une plus grande flexibilité. L’après COVID-19 sera différent et les modes de travail vont changer. Soyons prêts.

Pour plus de ressources et de conseils sur la maîtrise du travail à distance, explorez notre contenu Workplace Experience. Et n'hésitez pas à nous contacter si vous avez besoin d'aide pour relever un défi particulier en matière de travail à distance.

Emmanuelle Berthier – DG Avanade France

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