Situazione aziendale
Il 1° gennaio 2015 gli ospedali Lievensberg di Bergen op Zoom e Franciscus di Roosendaal si sono fusi dando vita all'ospedale Bravis, per assicurare la fornitura costante di complesse cure mediche specialistiche alla regione olandese del Brabante occidentale.
Ancora prima di pensare ad una fusione, i due ospedali lavoravano in stretta collaborazione e nel 2013 avevano deciso di adottare lo stesso sistema ERP di supporto ai processi aziendali (gestione finanziaria, approvvigionamento e logistica). "Stavamo lavorando con sistemi sorpassati ed entrambi i centri avevano bisogno di qualcosa di innovativo" spiega Leo Simons, Manager alle Politiche aziendali di Bravis. "Lavorare fianco a fianco per decidere, scegliere, preparare e adottare una soluzione è stato un ottimo punto di partenza per la nostra fusione."
"AX4Health è un sistema moderno e durevole che copre l'intero processo di approvvigionamento, logistico e finanziario, ed è in continua evoluzione. Dopotutto, quello che si vuole evitare è proprio il dover introdurre un nuovo sistema ERP ogni tre anni. Non possiamo inoltre non riconoscere i benefici di Microsoft AX, che richiede minore manutenzione, gestione e customizzazione rispetto a SAP. La presentazione di Avanade e la visita che abbiamo fatto all'ospedale Westfriesgasthuis, dove AX4Health è già in uso, ha reso la nostra decisione ancora più semplice."
Soluzione
"AX4Health è stato adottato in entrambi gli ospedali nel 2013, nel corso di quello che si è rivelato un importante processo formativo. "Il sistema ERP serve in sostanza per lavorare con maggiore efficienza, commettere meno errori e garantire una trasformazione dei processi più rapida" spiega Simons. "L'approvvigionamento, il deposito e la gestione dei processi finanziari sono più interconnessi che mai. Il personale adotta un modo diverso di lavorare e ciascun dipartimento aumentare di conseguenza il livello di cooperazione. AX4Health è molto semplice da usare, ma avendo usato a lungo un altro sistema, ci serviva qualche tempo perché ci abituassimo al nuovo modo di lavorare. Mentre prima gran parte del tempo era speso a compiere direttamente determinate operazioni, ora è sufficiente mantenere un ruolo di monitoraggio" aggiunge Karin Pallast, Direttore di Avanade Health Care. "Con un moderno sistema come AX4Health, tutti i processi sono gestiti diversamente. In alcuni casi, questo significa definire nuovi ruoli...."Risultati
Grazie a AX4Health, Bravis ha fatto un enorme passo avanti in termini di efficienza, con ripercussioni su tutti i dipartimenti. La conquista più significativa ha riguardato l'approvvigionamento, il quale è stato completamente centralizzato. Come spiega Luc Stevens, Finance & Control Manager: "In passato ogni reparto ordinava autonomamente le sedie a un fornitore di propria scelta attraverso l'ufficio di approvvigionamento. Oggi invece AX4Health permette di accedere ad un portale centrale che offre una migliore visione d'insieme degli ordini, i quali possono quindi essere raggruppati. Questo fa sì che i prodotti possano essere acquistati a prezzi più competitivi e che si possano stringere accordi migliori con i fornitori. Dato che gli ospedali spendono una somma davvero considerevole nell'approvvigionamento, risparmiare anche solo l'1% rappresenta una grande conquista. Adottare il sistema AX4Health ci ha aiutati così a ridurre sprechi e ad abbattere il consumo di beni."
Anche i dipartimenti di logistica e amministrazione hanno tratto vantaggi dall'utilizzo di AX4Health. Per quanto riguarda la logistica, Bravis è riuscito a risparmiare sull'inventario grazie all'introduzione di rifornimenti automatici e alla scansione online delle scorte di magazzino. "Una volta familiarizzato con il sistema AX4Health, il processo di scansione e autorizzazione elettronica delle fatture, di elaborazione elettronica degli estratti conto e verifica automatizzata delle fatture è diventato più efficiente sia per il dipartimento contabile sia per i gestori dei bilanci" continua Stevens.