Situação dos negócios
Para garantir a provisão contínua de cuidado médico especial à região de West Brabant, nos Países Baixos, o hospital Lievensberg, em Bergen op Zoom, e o hospital Franciscus, em Roosendaal, se uniram em 1 de janeiro de 2015 para formar o hospital Bravis.
Os dois hospitais já estavam trabalhando juntos antes mesmo da fusão ser concebida e, em 2013, optaram por usar o mesmo sistema de ERP para apoia-los em seus processos comerciais (finanças, aprovisionamento e logística). "Estávamos trabalhando com uma variedade de sistemas desatualizados e ambos os estabelecimentos estavam precisando de algo inovador", explica Leo Simons, Gerente de Assuntos corporativos no Bravis. "O processo de trabalhar em conjunto para decidir, selecionar, preparar e implementar uma solução revelou-se uma excelente preparação para nossa fusão".
Solução
O AX4Health foi implementado em ambos os hospitais em 2013, o que se mostrou ser um importante processo de aprendizado. "Você implementa um sistema de ERP para permitir, em última análise, um trabalho com mais eficiência, menos erros e assegurar uma conclusão mais acelerada dos processos", explica Simons. "Os processos para lidar com o aprovisionamento, o armazenamento e as finanças estão mais interligados do que nunca. Os funcionários precisam adotar um método diferente de trabalho e os departamentos devem aumentar o seu nível de cooperação. O AX4Health é muito fácil de usar, mas usamos o mesmo sistema durante um longo período de tempo, por isso precisávamos de um tempo para ficamos familiarizados com a nova maneira de trabalhar. Onde anteriormente ficávamos principalmente ocupados na "ação" real, temos agora mais de uma função de monitoramento", acrescenta Karin Pallast, Diretora da Avanade Health Care. "Os processos são executados de modo diferente em um sistema moderno como o AX4Health. Em alguns casos, i...
Resultados
Usando o AX4Health, o Bravis deu um enorme passo à frente em termos de eficiência, o que se reflete em todos os departamentos. O ganho mais significativo foi feito na licitação, pois essa função, agora, está totalmente centralizada. Conforme explica Luc Stevens, Gerente de finanças e controle, "Onde antes os departamentos precisavam pedir uma cadeira, através do departamento de compras, a partir de um fornecedor de sua escolha, agora eles têm acesso a um portal central no AX4Health. Isso oferece a esse departamento uma visão mais geral dos pedidos, de modo que eles possam ser agrupados. Isso significa que é possível comprar itens a preços mais atrativos e acordos melhores podem ser feitos com os fornecedores. Como os hospitais gastam grandes quantias em dinheiro em aprovisionamento, até mesmo um 1% de economia representa um grande ganho. Implementar o AX4Health também ajudou a reduzir o volume de resíduos e baixar o consumo de bens".
Os departamentos de logística e serviços administrativos também se beneficiaram do uso do AX4Health. Em termos de logística, o Bravis tem feito economias no estoque por meio da introdução automática da reposição e da verificação on-line do estoque do departamento. "Assim que você fica familiarizado com a utilização do AX4Health, o processo de digitalização e aprovação eletrônica de faturas, o processamento eletrônico de extratos bancários e a reconciliação automatizada de faturas são mais eficientes tanto para o departamento de contas a pagar quanto para os detentores do orçamento", continua Stevens.
