IDG-Studie unterstreicht Bedeutung von Change Enablement
Sind Sie bereit für den digitalen Arbeitsplatz der Zukunft? Diese Frage hat IDG kürzlich im Auftrag von Avanade 840 Entscheidern in Deutschland, Österreich und der Schweiz gestellt. Ergebnis: 70 % der befragten Unternehmen setzen bereits digitale Tools ein – und ein sehr großer Teil von ihnen baut auf Analytics und auf Change Enablement, um Akzeptanz und Durchdringung des Digital Workplace zu fördern. Sie messen die Akzeptanz der Lösungen, analysieren die Ursachen und leiten daraus erfolgversprechende Maßnahmen für das Change Enablement ab.

(Auch) the media is the message
Nun wäre es allerdings wenig zielführend, modernste digitalisierte Arbeitsumgebungen mit Konzepten aus dem Papierzeitalter voranbringen zu wollen. Es kommt stattdessen darauf an, die Anwender mit neuen Medien, überraschenden Ideen, mit der richtigen Mischung aus Spaß und Professionalität zu packen. Denn unterm Strich führt Begeisterung von ganz allein zu Akzeptanz.

Wie das geht? Ein Beispiel: Avanade hat den Microsoft-Office-365-Rollout bei einem internationalen Konzern mit Hauptsitz in Deutschland begleitet und damit den Aufbau eines Digital Workplace eingeleitet. Das ist zwar an sich ein IT-Projekt. Aber es ist wichtig, es nicht einzig und allein IT-getrieben, sondern immer auch aus der Anwenderperspektive anzugehen. Deshalb hat es sich als sehr hilfreich erwiesen, sowohl Fachabteilungen als auch Spezialisten der Bereiche Change Enablement und User Experience (UX) von Beginn an einzubinden. Leider ist das erfahrungsgemäß immer noch nicht Standard. Vielen Unternehmen wird die Bedeutung von Change Enablement und UX erst klar, wenn ein Projekt an fehlender Akzeptanz zu scheitern droht.

Mitarbeitermotivation per interaktivem Video
In besagtem Projekt standen Change Enablement und UX jedoch von Anfang an im Mittelpunkt. Dazu gehörten auch die laufende Messung der Akzeptanz – und Maßnahmen, als die Nutzung irgendwann nicht mehr stieg, sondern rückläufig war. Es liegt in der Natur der Sache, dass Change Enablement ein laufender Prozess ist, der auf der einen Seite schnell Ergebnisse bringt, auf der anderen Seite seine Zeit braucht und sich durch immerwährende Wiederholung in der Prozess-DNA eines Unternehmens festsetzt.

Und so gab es auch hier einen Moment, in dem neue Impulse gefragt waren, um die Mitarbeiter „anzustupsen“ und ihnen deutlich zu machen, in welchem Maße neue digitale Tools ihre Arbeit vereinfachen. Belehrender Frontalunterricht ist da fehl am Platze. Die bessere Lösung: ein interaktives Video-Quiz, durch das sich die Mitarbeiter in spielerischer Art und Weise hindurchklicken und Fragen rund um ihren persönlichen Arbeitsstil beantworten sollten. Am Ende wurde jeder Teilnehmer (natürlich anonym) einem von acht vordefinierten Nutzerprofilen zugeordnet – und erhielt konkrete Tipps, wie und mit welchen Tools sich sein persönlicher Arbeitsalltag effizienter und angenehmer gestalten lässt. Auf einen solchen Gamification-Ansatz und auf individuelle Nutzenkommunikation reagieren die Anwender viel besser als auf Anweisungen „von oben“. Und es macht ihnen Spaß, sich mit anderen zu vergleichen. Das Video ist natürlich intern und vertraulich, aber hier gibt es einige Eindrücke davon, wie so etwas aussehen kann:

Gute Kommunikationsbausteine von Microsoft
So ein Video-Quiz ist natürlich einer der Höhepunkte eines Change-Prozesses, nichts, was sich monatlich wiederholen ließe. Der Alltag wird vom internen Marketing für neue Tools bestimmt. Dafür braucht man Informationsmaterial, Schulungsvideos etc. Glücklicherweise muss sich, etwa mit Blick auf Office 365, nicht jedes Unternehmen selbst an die Arbeit machen. Das direkt von Microsoft kostenlos zur Verfügung gestellte Material ist mittlerweile so gut, dass Unternehmen in manchen Projekten überhaupt nichts Zusätzliches produzieren müssen. So lässt sich zu ca. 80 % mit der Microsoft-Basis arbeiten, die dann nur noch ein wenig an Unternehmensspezifika anzupassen ist. Brauchbare Videos sowohl in Englisch als auch auf Deutsch gibt es auf der Plattform Lynda.

Und so entsteht im Zusammenspiel von eigenen Ideen und Botschaften sowie externem Standardmaterial ein perfektes Konzert, das Mitarbeiter für Wandel begeistert, über neue Möglichkeiten informiert und sie nachhaltig auf den Digital Workplace einschwört.

Wie erleben Sie den Wandel hin zum Digital Workplace? Ich freue mich auf Ihre Kommentare. Oder wollen Sie mehr wissen? Dann nehmen Sie gerne Kontakt mit mir auf.