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Warum Sie jetzt eine moderne Kommunikationsinfrastruktur im Büro schaffen sollten

  • Veröffentlicht am 18, Mai 2021
  • Geschätzte Lesezeit: 3 Minuten

Das vergangene Jahr hat die Art und Weise, wie wir arbeiten, komplett verändert; die Umstellung auf hybride und Remote-Arbeit zeigt die Bedeutung von digitalen Werkzeugen – und Employee Experience. Mobile Arbeitsplätze sind unverzichtbar geworden, und dafür brauchen Unternehmen moderne, cloudbasierte Kommunikationstools.

Glücklicherweise existierte schon vor der Pandemie die nötige Technologie für Unternehmen, um Mitarbeiter ins Homeoffice zu schicken, arbeitsfähig zu bleiben und sich sogar weiterentwickeln zu können: Die täglichen Nutzerzahlen von Microsoft Teams sind in gerade einmal sechs Monaten um über 50 Prozent gestiegen. Mit Teams konnten Mitarbeiter von überall arbeiten – und für Funktionsfähigkeit und Sicherheit war auch gesorgt. Sie benötigten nur ein Headset. Überzeugt hat auch die hohe Tonqualität bei der Kommunikation über die Cloud. Denn wenn Menschen unterschiedlicher Sprachen und mit verschiedenen Akzenten miteinander kommunizieren, ist eine gute technische Übertragung absolut entscheidend. Mit Teams ist es möglich, Gespräche über Länder und Ozeane hinweg in einer Audioqualität zu führen, die viele noch nicht einmal von Festnetztelefonen gewohnt waren.

Und trotzdem: Die neue Arbeitswelt bringt verschiedene Herausforderungen mit sich. Unternehmen haben beispielsweise letztes Jahr weiter für Vor-Ort-Lösungen bezahlt, die aufgrund geschlossener Büros gar nicht genutzt werden konnten – also Kosten verursachten, ohne Mehrwerte zu liefern.

Auch beim Thema Employee Experience sieht es weiterhin düster aus: Eine aktuelle Studie zeigt, dass weltweit 40 Prozent der Angestellten darüber nachdenken, ihren Arbeitgeber zu verlassen, sich 54 Prozent überarbeitet fühlen und 39 Prozent völlig erschöpft und ausgelaugt sind. Erfahrene Arbeitnehmer kommen mit der aktuellen Situation besser zurecht als die aus der Generation Z, die wirklich zu kämpfen hat. Moderne Technologien zu nutzen, ist zwar gut, sie haben aber eben immer auch Grenzen – und ersetzen nicht das menschliche Miteinander. Deshalb ist es wichtig, eine geeignete Employee Experience zu schaffen.

Das Schreibtischtelefon ist tot

Durch die neuen Arbeitsweisen – remote, hybrid und mobil – haben sich auch neue Arten der virtuellen Zusammenarbeit ergeben. Ob der Standardkommunikationsweg wohl jemals wieder sein wird, den Hörer abzunehmen und jemanden anzurufen?

In der Vergangenheit hinderten nicht zuletzt die hohen Kosten Unternehmen daran, die Telefonanlage zu modernisieren – und so wurden weiter traditionelle Telefone verwendet, anstatt auf Microsoft Teams umzusteigen. Außerdem sprachen sich auch immer viele Angestellte vehement gegen Headsets aus und wollten lieber ihr altbekanntes Telefon behalten. Beim Remote-Arbeiten haben dieselben Mitarbeiter im vergangenen Jahr jedoch die vielen Vorteile eines Headsets entdeckt – während die Schreibtischtelefone im (ungenutzten) Büro verstaubt sind. Künftig gehören diese Mitarbeiter damit vermutlich zu den Fürsprechern einer modernen Arbeitsplatzgestaltung, auch dann, wenn es endlich wieder zurück ins Büro geht.

Wir empfehlen unseren Kunden deshalb, jetzt ihre Kommunikationsinfrastruktur auf den aktuellen Stand der Technik zu bringen und auf Teams Voice umzustellen – und Schreibtischtelefone und alte Plattformen abzuschaffen. Sobald die Belegschaft ins Büro zurückkehrt und die Telefonapparate wieder in Betrieb nimmt, droht der Rückfall in alte Muster. Also besser jetzt direkt in die Planung starten, vorankommen und wirklich zum agilen Unternehmen werden.

Beispielsweise hat eine global agierende Organisation gerade 300 Handapparate beschafft. 300 Telefone! Für Gemeinschaftsbereiche in 60 Büros weltweit – und dabei ist sogar unklar, ob und wie oft sie jemals genutzt werden.

Einen anderen Kunden haben wir bei einem Wechsel zu Teams Voice unterstützt. 90 Prozent wollten Headsets, das heißt: ein Roll-out für 20.000 Nutzer in nur vier Wochen. Vor fünf Jahren oder womöglich sogar noch vor einem Jahr wäre das kaum vorstellbar gewesen.

Übrigens: Noch nicht vollständig abgeschriebene Telefone lassen sich über ein SIP Gateway Teams-fähig machen; dann können Mitarbeiter mit diesen Apparaten über Teams telefonieren. Für Unternehmen heißt das, ihre (Alt-)Geräte werden in vollem Umfang genutzt und die Kosten für die Umstellung auf Teams sinken.

Jetzt Arbeitsplätze mit Microsoft Teams modernisieren

Wir sind nicht mehr an die traditionellen Beschränkungen durch Raum und Zeit gebunden – der modernen Arbeitsumgebung gehört die Zukunft. Für Remote- und hybrides Arbeiten benötigen Unternehmen cloudbasierte Kommunikations- und Kollaborationstools, damit die Mitarbeiter in der Lage sind, einfach zu chatten, Meetings aufzusetzen und abzuhalten, interne und externe Kontakte anzurufen und Dateien gemeinsam zu bearbeiten.

Legacy-Technik gehört in die Vergangenheit. Werden Sie diese los – am besten gleich.

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