Ausgangslage
Um die kontinuierliche Versorgung mit komplexen fachärztlichen Behandlungen in der niederländischen Provinz Westbrabant sicherzustellen, haben sich die Lievensberg-Klinik in Bergen op Zoom und die Franciscus-Klinke in Roosendaal am 1. Januar 2015 zur Bravis-Klinik zusammengeschlossen.
Die beiden Krankenhäuser hatten bereits eng zusammengearbeitet, bevor die Fusion auch nur angedacht wurde. Im Jahr 2013 entschieden sie sich für dasselbe ERP-System, um Unterstützung bei ihren Geschäftsprozessen (Finanzen, Beschaffung und Logistik) zu erhalten. "Wir haben mit einer Reihe veralteter Systeme gearbeitet, und beide Einrichtungen brauchten dringend etwas Innovatives“, erklärt Leo Simons, Manager of Corporate Affairs bei Bravis. "Die Zusammenarbeit bei der Entscheidung für eine Lösung – von der Auswahl über die Planung bis zur Umsetzung – erwies sich als exzellente Vorbereitung für unsere eigentliche Fusion.“
"AX4Health ist ein modernes, zukunftssicheres System, das sämtliche Beschaffungs-, Logistik- und Finanzprozesse abdeckt und sich ständig weiterentwickelt. Schließlich will man nicht alle drei Jahre ein neues ERP-System einführen müssen. Wir haben auch die Vorzüge von Microsoft AX erkannt, das weniger Wartung, Verwaltungsaufwand und Anpassung erfordert als SAP. Die Präsentation von Avanade und unser Besuch in der Westfriesgasthuis-Klinik, wo AX4Health bereits eingesetzt wird, haben zu einer klaren Entscheidung geführt."
Lösung
AX4Health wurde 2013 in beiden Kliniken implementiert. Das erwies sich als wichtiger Lernprozess. „Die Implementierung eines ERP-Systems dient dazu, effizienter arbeiten zu können, weniger Fehler zu machen und schnellere Prozesse zu gewährleisten", erklärt Simons. "Die Prozesse bei Beschaffung, Lagerung und Finanzen sind enger miteinander verknüpft als je zuvor. Die Mitarbeiter müssen sich eine andere Arbeitsweise aneignen, und die Abteilungen müssen den Grad ihrer Zusammenarbeit steigern. AX4Health ist sehr einfach anzuwenden, aber wir hatten das Vorgängersystem sehr lange Zeit genutzt. Daher brauchten wir einige Zeit, um uns mit der neuen Arbeitsweise vertraut zu machen. Wo wir zuvor mit dem eigentlichen ‚Machen' befasst waren, haben wir jetzt eher eine Kontrollfunktion", ergänzt Karin Pallast, Geschäftsführerin von Avanade Health Care. "Mit einem modernen System wie AX4Health laufen die Prozesse anders ab. In manchen Fällen führt das zu einer veränderten Aufgabenverteilung. AX4Health bietet erhebliche Unte...
Ergebnisse
Durch die Nutzung von AX4Health hat Bravis bei der Effizienz einen Riesenschritt nach vorn getan, was sich in allen Abteilungen widerspiegelt. Der größte Gewinn wurde beim Beschaffungswesen erzielt, da diese Funktion jetzt vollständig zentralisiert ist. Luc Stevens, Finance & Control Manager, erklärt: „Wo Abteilungen früher selbst einen Stuhl bestellt haben – über die Beschaffungsabteilung und von einem Anbieter ihrer Wahl –, haben sie jetzt Zugriff auf ein zentrales Portal in AX4Health. Dadurch hat diese Abteilung einen viel besseren Überblick über die Bestellungen, sodass sie sich bündeln lassen. Das bedeutet: Artikel können zu attraktiveren Preisen beschafft werden, und mit den Lieferanten können bessere Vereinbarungen getroffen werden. Da Krankenhäuser sehr hohe Summen für die Beschaffung ausgeben, stellt selbst eine Kostensenkung um 1 % eine erhebliche Einsparung dar. Die Implementierung von AX4Health hat außerdem geholfen, Verschwendung zu reduzieren und den Warenverbrauch zu senken."
Die Abteilungen Logistik und Verwaltung profitieren ebenfalls von AX4Health. Was die Logistik angeht, hat Bravis durch automatische Vorratsergänzung und Online-Scans des Lagerbestands zu Einsparungen beim Inventar geführt. "Wenn man sich an AX4Health einmal gewöhnt hat, ist der Prozess des Scannens und elektronischen Freigebens von Rechnungen, die elektronische Verarbeitung von Kontoauszügen und die automatisierte Abstimmung von Rechnungen effizienter, sowohl für die Kreditorenbuchhaltung als auch für die Kostenträger", fährt Stevens fort.