Situación de la empresa
A fin de garantizar el servicio continuado de una compleja atención médica especializada en la región de West Brabant de los Países Bajos, el hospital Lievensberg de Bergen op Zoom y el hospital Franciscus de Roosendaal se fusionaron el 1 de enero de 2015 para formar el hospital Bravis.
Los dos hospitales ya trabajaban en estrecha colaboración antes de que se ideara la fusión y, en 2013, habían decidido utilizar el mismo sistema ERP en sus procesos empresariales (finanzas, adquisición y logística). "Trabajábamos con diversos sistemas obsoletos, y ambos hospitales necesitaban algo innovador", explica Leo Simons, Director de Asuntos Corporativos en Bravis. "El proceso de colaboración para elegir, preparar e implementar una solución resultó ser un preparativo excelente para nuestra posterior fusión."
"AX4Health es un sistema moderno preparado para el futuro que abarca todo el proceso de adquisición, logística y finanzas, y continúa evolucionando. Y es que, como es natural, no deseamos tener que instalar un nuevo sistema ERP cada tres años. Además, nos gustan las ventajas de Microsoft AX, que requiere menos mantenimiento, gestión y personalización que el modelo SAP. La presentación de Avanade y nuestra visita al hospital Westfriesgasthuis, en el que ya se utilizaba AX4Health, hicieron que la decisión fuera fácil de tomar."
Solución
AX4Health se implementó en ambos hospitales en 2013 en lo que demostró ser un importante proceso de aprendizaje. "Un sistema ERP se implementa para poder trabajar de un modo más eficiente, cometer menos errores y agilizar los procesos", explica Simons. "Los procesos de adquisición, almacenamiento y finanzas están ahora más interrelacionados que nunca. Los empleados deben adoptar una forma diferente de trabajar, y los departamentos deben aumentar su nivel de colaboración. AX4Health es muy fácil de usar, pero nosotros habíamos estado utilizando el mismo sistema durante años y necesitábamos un tiempo para familiarizarnos con esta nueva forma de trabajar. Antes nos centrábamos principalmente en cómo "hacer" cosas, mientras que ahora nuestra labor consiste más en supervisar”, añade Karin Pallast, Directora de Avanade Health Care. "Los procesos se llevan a cabo de un modo diferente con un sistema moderno como AX4Health. En algunos casos, esto se traduce en labores diferentes. AX4Health proporciona una ayuda conside...
Resultados
Con AX4Health, Bravis ha logrado enormes avances en términos de eficacia, lo cual se refleja en todos los departamentos. La mejora más significativa se producido en la adquisición, ya que ahora esta función está totalmente centralizada. Tal como indica Luc Stevens, Director de Finanzas y Control, "Antes los departamentos solicitaban por sí mismos cada pieza de material a través del departamento de adquisiciones, y lo hacían al proveedor que ellos mismos elegían, pero ahora deben acceder a un portal centralizado en AX4Health. Esto proporciona a cada departamento una visión más amplia de los pedidos, de modo que estos pueden agruparse. De este modo, los artículos pueden adquirirse a un menor precio, y pueden conseguirse contratos más ventajosos con los proveedores. Dado que los hospitales dedican grandes sumas de dinero a las adquisiciones, incluso un ahorro del 1% representa una enorme ganancia. La implementación de AX4Health también ha ayudado a reducir el volumen de residuos y el consumo de bienes."
Los departamentos de administración y logística también se benefician del uso de AX4Health. En lo relativo a la logística, Bravis ha conseguido ahorrar en su inventario mediante el reabastecimiento automático y el escaneado en línea de las existencias del departamento. "Una vez que te familiarizas con el uso de AX4Health, las labores de escaneado y conformidad electrónica de facturas, procesamiento electrónico de extractos bancarios y conciliación automática de facturas resultan más eficientes tanto para el departamento de contabilidad como para el de presupuestos", añade Stevens.