Situación de la empresa
Convene (anteriormente conocida como Melin Collectors) está creciendo. La empresa con sede en Noruega ofrece a sus clientes una amplia gama de servicios de facturación y cobro de deudas, principalmente en el sector de los servicios sanitarios. El proceso de cobro de la empresa a menudo requería trabajos en papel, con documentos físicos que debían escanearse o introducirse manualmente en el sistema. Los informes diarios también se elaboraban a mano cada mañana, lo que absorbía tiempo y recursos a la hora de cerrar archivos y cobrar honorarios.
Y el crecimiento de la base de clientes de la empresa la obligó a contratar a más personal para gestionar la carga de trabajo resultante. En un plazo de 12 meses, Convene pasó de 8 a 24 empleados para gestionar documentos y elaborar informes diarios. Para facilitar su crecimiento sin necesidad de personal adicional, la empresa se propuso automatizar varios de sus procesos manuales mediante la automatización de procesos robótica (RPA) inteligente. Mientras se desarrollaba esta estrategia, los responsable se aseguraron de captar el pleno compromiso del personal y de que entendieran que la finalidad de RPA es aumentar sus capacidades y no reducir la fuerza laboral de la empresa.
Solución
Convene se alió con Avanade para ayudar a automatizar 20 procesos de prioridad diaria, incluidos la entrada de documentos, la gestión y la generación de informes de datos, mediante Blue Prism, un software RPA líder del mercado alojado en la plataforma del servicio de nube de Microsoft Azure. Esta solución garantiza coherencia y flexibilidad para el futuro. El software permitirá a la empresa mantener la agilidad, con la capacidad de activar o desactivar la automatización de procesos urgentes, lo que garantiza que los recursos se asignen en el momento y lugar necesarios.
La solución se desarrolló e implementó muy rápidamente. Después de un programa piloto de ocho semanas de duración, nuestro equipo comenzó a implementar el RPA para casos activos y a reducir el número de casos atrasados de la empresa.
Resultados
Desde el inicio del proyecto, el RPA se ha implementado en más del 80 % de los procesos identificados. Para estos procesos, Convene fue capaz de reducir la acumulación de decenas de miles de casos a cero solo un mes después de la implementación de la solución. Si cuantificamos la eficiencia en términos de valor añadido del software Blue Prism, el proyecto ha reducido el esfuerzo manual para estos procesos en un 53 %, y el 89 % de los casos pendientes se completaron sin participación humana.
Cifras aparte, es motivo de orgullo en Convene que la solución RPA haya ayudado a los empleados sin reducir los puestos de trabajo. No se trata de una historia sobre robots que sustituyen a la fuerza de trabajo humana; más bien, es un gran ejemplo de cómo la automatización de los procesos basados en papel puede mejorar la experiencia de los empleados y ayudar a los trabajadores a completar las tareas de forma más eficiente para permitirles satisfacer plenamente las necesidades de la empresa.
Convene aumenta la eficiencia y reduce el esfuerzo manual a través de la automatización
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