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Teekanne consigue facilitar sus actividades de colaboración y flujos de trabajo mundiales para sus empleados

Situación de la empresa

Con oficinas repartidas por toda Europa y Canadá, esta empresa de tés alemana no contaba con una intranet centralizada ni tampoco un sistema de gestión de documentos implementado, lo cual hacía que fuese muy difícil para los empleados poder colaborar y encontrar la valiosa información que necesitaban. Como resultado de ello, las tareas diarias básicas, como por ejemplo la monitorización de los horarios, la gestión de los documentos, las solicitudes de vacaciones o la actualización de los calendarios de los equipos se había convertido en una tarea manual confusa, con esfuerzos duplicados y una gran pérdida de tiempo. Asimismo, el departamento de informática tenía que encargarse de la gestión y actualización de múltiples sistemas de intranet heterogéneos y flujos de trabajo, lo cual estaba ocasionando ineficiencias operacionales y costes adicionales innecesarios.

“Ser capaces de sentar en la misma mesa a los equipos informáticos y empresariales fue un aspecto fundamental a la hora de diseñar la solución adecuada” manifestó Kriechhammer. “Nos proporcionó una visión unificada de la transformación del lugar de trabajo que necesitábamos crear”.

Markus Kriechhammer CIO de Teekanne

Solución

Teekanne lanzó una iniciativa para modernizar su experiencia en el lugar de trabajo. Conocida como la “TeaNetwork”, el proyecto se centró en desarrollar una nueva plataforma Microsoft SharePoint Online para optimizar los flujos de trabajo y las operaciones de los empleados en toda la empresa. Después de haber sido seleccionada como la colaboradora estratégica, Avanade organizó grupos de trabajo periódicos mediante un modelo de “círculo digital”, poniendo en la misma mesa a más de 50 empleados de diferentes departamentos, funciones y ubicaciones. A continuación pusimos a trabajar esta información interdepartamental con objeto de ayudar a diseñar y producir un documento unificado y una solución de colaboración en la plataforma Microsoft Office 365 SharePoint Online.

Resultados

La nueva plataforma cubre numerosas ventajas clave para Teekanne y sus empleados como, por ejemplo:

  • Una experiencia del lugar de trabajo redefinida que ayuda a los empleados a encontrar, en vez de tener que buscar, la información más importante.
  • Se ha obtenido una mejora sustancial en las vidas diarias de los empleados, haciendo que toda la información que necesitaban estuviese disponible de un solo vistazo.
  • Actualmente es más fácil compartir y colaborar con diferentes documentos, por lo que diferentes actividades como la gestión de calidad, comunicación interna, actualizaciones de los calendarios de los equipos y solicitudes de las vacaciones se pueden realizar rápidamente.
  • Actualmente los empleados se muestran más implicados y productivos y, simultáneamente, las operaciones del departamento informático se llevan a cabo con mayor fluidez.

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