Situation de l'entreprise
Afin de poursuivre la prestation de soins médicaux complexes spécialisés dans l’ouest du Brabant-Septentrional, aux Pays-Bas, l’hôpital Lievensberg à Bergen op Zoom et l’hôpital Franciscus de Roosendaal ont fusionné le 1er janvier 2015 pour former l’hôpital Bravis.
Les deux hôpitaux travaillaient déjà en étroite collaboration avant la fusion et, en 2013, avaient opté pour le même système de PGI afin de soutenir leurs processus d’affaires (finances, approvisionnement et logistique). " Nous travaillions jusqu’ici avec des systèmes désuets et les deux établissements avaient besoin de solutions innovantes, "explique Leo Simons, directeur des affaires générales au Bravis. " Le processus de collaboration en vue de décider, sélectionner, préparer et mettre en œuvre une même solution s’est révélé être un bon point de départ pour notre fusion."
"AX4Health est un système moderne et évolutif qui couvre l’ensemble des processus financiers, logistiques et d’approvisionnement et qui évolue continuellement. La dernière chose que l’on souhaite, c’est bien de devoir implanter un nouveau système de PGI tous les trois ans. Nous avons aussi vu les avantages offerts par Microsoft AX, qui requiert moins de tâches de maintenances, de gestion et d’adaptation que SAP. La présentation d’Avanade et notre visite à l’hôpital Westfriesgasthuis, qui utilise déjà AX4Health, ont fini de nous convaincre."
Solution
AX4Health a été mis en œuvre dans les deux hôpitaux en 2013 dans le cadre d’un projet qui s’est avéré être un important processus d’apprentissage. " On choisit un système de PGI pour pouvoir travailler plus efficacement, pour commettre moins d’erreurs et pour écouter les délais de traitement, " explique Leo Simons. "Les processus d’approvisionnement, de stockage et de traitement financier sont plus étroitement liés que jamais. Les employés ont dû adopter une autre façon de travailler et les services ont accru leur niveau de coopération. AX4Health est très facile à utiliser, mais nous avions l’habitude de travailler avec un autre système depuis très longtemps. Il nous a fallu un peu de temps pour nous familiariser avec cette nouvelle approche. Avant, nous devions nous soucier de “faire” les choses; maintenant, notre rôle est davantage un de surveillance, "ajoute Karin Pallast, directrice des Soins de santé Avanade. "Les processus s’exécutent différemment avec un système moderne de type AX4Health. Dans certa...
Résultats
Grâce à l’utilisation de AX4Health, Bravis a fait un bond en avant en termes d’efficacité, qui s’est reflété dans tous les services de l’hôpital. Les progrès les plus importants ont été accomplis au niveau de l’approvisionnement, dans la mesure où cette fonction est dorénavant totalement centralisée. Comme l'explique Luc Stevens, directeur Contrôle et Finances : « avant, si un service avait besoin d’une chaise, la commande individuelle auprès du fournisseur choisi devait être transmise au département d’approvisionnement; maintenant, les services peuvent accéder à un portail centralisé dans AX4Health. Les services obtiennent ainsi une vue globale des commandes, qui peuvent alors être regroupées. Ceci permet d’obtenir de meilleurs prix et de passer des ententes plus avantageuses avec les fournisseurs. Les hôpitaux dépensent beaucoup d’argent pour l’approvisionnement. Alors, même une économie de 1 % peut suffire à faire la différence. Le déploiement de AX4Health a aussi permis de réduire les déchets et de diminu...
Les services logistiques et administratifs ont eux aussi tiré parti de l’utilisation de AX4Health. En matière de logistique, Bravis a réalisé des économies sur leur inventaire en adoptant un processus de réapprovisionnement automatique et le balayage en ligne des stocks au niveau des services. « Une fois que l’on s’habitue à utiliser AX4Health, les processus de balayage et d’approbation électronique des factures, le traitement électronique des relevés bancaires et la réconciliation automatisée des factures deviennent plus efficaces tant pour le service des comptes créditeurs que pour les responsables des budgets, » ajoute Luc Stevens.