„Nicht schon wieder“, denkt sich CFO Anja und nimmt einen kräftigen Schluck Kaffee. Der Kalender auf ihrem Schreibtisch zeigt den 22. September an. Zeit für den Monatsabschluss! Die Stressphase schlechthin für das Finance-Team, aber auch für das restliche Unternehmen. „Wenn den Fachbereichen nur klar wäre, wie die Zahnrädchen ineinandergreifen. Wir, in der Finanz, sind leider oft die Letzten in der Prozesskette und kämpfen dann bis in den nächsten Monat mit der Bereinigung der Daten, damit der Abschluss fertiggestellt werden kann“, ärgert sich die Finanzchefin.

Sind alle Kreditorenrechnungen gebucht? Kundenrechnungen fakturiert? Die Mitarbeiterstunden erfasst? Wareneingänge eingebucht? Die Koordination des Prozesses ist jeden Monat aufs Neue eine nervenaufreibende Herausforderung. Die Excel-Tabelle, die Anja und ihr Team verwenden, ist zwar eine hilfreiche Gedankenstütze, sie muss aber manuell befüllt werden, und unter Zeitdruck bleibt die Datei auch schon einmal unbenutzt. „Eine systembasierte Dashboard-Darstellung wäre toll, aus der wir ablesen könnten, wo der Prozess gerade steht“, erlaubt sich die CFO, einen Moment zu träumen.

Dabei hat Finance schon verschiedene Optimierungen umgesetzt – manche auch in Abstimmung mit den Fachbereichen. Der Rechnungseingangsscanner zum Beispiel hat eine deutliche Zeitersparnis beim Zahllauf gebracht. Jetzt sind alle Rechnungen im System erfasst, und das vereinfacht die Suche nach Belegen. Statt zwei Tagen dauert der wöchentliche Zahllauf nur noch wenige Stunden. „Die Vertretungsregelungen müssen wir uns aber noch einmal ansehen“, dämmert es Anja beim Blick auf die Werbeanzeige mit Palmen, Meer und einem verlassenen Strand, die auf ihrem Monitor aufpoppt. Denn speziell in Urlaubsphasen werden Rechnungen manchmal nicht schnell genug freigegeben.

Eine weitere Baustelle sind die Kreditorenstammdaten, die den Prozess wegen falscher Eingaben verzögern. „Die Zuordnung von Rechnungen ohne Bestellbezug ist so extrem mühsam“, flucht die Finanzchefin und knallt die Tasse so auf den Tisch, dass sie überschwappt. „In Zukunft sollten wir Bestellungen grundsätzlich nur mit Bestellbezug machen.“ Damit lässt sich dann auch die Einhaltung des Budgetrahmens gewährleisten.

„Bei unseren monatlichen Abgrenzungs- und Rückstellungsbuchungen könnte man sicher auch noch einiges automatisieren und damit den Schritt zeitlich nach vorn verlegen. Und die Intercompany-Abstimmung kostet viel zu viel Zeit. Da gehen mindestens zwei Tage drauf. Immer die gleiche Diskussion, entweder stimmen wir mit dem Konto nicht überein oder es sind noch Rechnungen im Umlauf, die nicht erfasst sind.“

Aktuell läuft der lokale Abschluss in der ERP-Lösung und IFRS in Excel. Dieses geniale Excel-Tool hat ein Mitarbeiter entwickelt. „Blöd, dass Thomas jetzt für ein halbes Jahr in Elternzeit ist. Wer kümmert sich dann um die Fehlermeldungen? Den Aufbau versteht ja sonst keiner.“

„Immerhin ist der Spuk in zwölf Tagen wieder vorbei“, denkt sich CFO Anja. Aktuell werden die Bücher am siebten Werktag eines Monats geschlossen – noch. Demnächst soll die Deadline auf den dritten Werktag fallen. „Einen Tag hätten wir dann noch für das Reporting und die Analyse. Aber wie sollen wir das schaffen? Puh …!“

Monatsabschlüsse schneller, transparenter und weniger stressig: Wie Dynamics 365 zum besten Freund des CFO wird
Zwölfmal im Jahr geraten Finanzabteilungen in den Ausnahmezustand. Monatsabschlüsse und dazu noch Quartalsabschlüsse und der Jahresabschluss. Innerhalb kürzester Zeit müssen aktuelle Zahlen aus unterschiedlichen rechtlichen Einheiten, unterschiedlichen Unternehmensbereichen etc. zusammengeführt, konsolidiert, ausgewertet und in Reports überführt werden. Aufgabe des CFO ist es, dieses wiederkehrende Spiel mit effizienten Prozessen zu orchestrieren und als Dirigent für ein reibungsloses Miteinander zu sorgen.

Während die digitale Transformation in vielen Unternehmensbereichen bereits vorangeschritten ist, stehen Finance und Controlling hier derzeit oft noch am Anfang. Es ist deshalb an der Zeit, dass CFOs die Digitalisierung nicht mehr nur in anderen Bereichen, sondern auch bei sich selbst forcieren.

Moderne Plattformen: strukturieren, automatisieren, priorisieren
CFOs von heute brauchen moderne Plattformen, die Daten aus unterschiedlichen Unternehmensbereichen einfach integrieren – unabhängig davon, ob die Daten in der Cloud oder auf unternehmenseigenen Servern liegen. Die Lösungen sollten dokumentieren, was wann vom wem erledigt worden ist, und die Anwender sicher durch alle notwendigen Prozessschritte hindurchführen. Und natürlich so viele Arbeitsschritte wie möglich automatisieren. Eine praxiserprobte Lösung dafür ist Microsoft Dynamics 365. Über ein Dashboard ist jederzeit transparent, was bereits erledigt ist, wo es eventuell Komplikationen gibt und wie weit es noch bis zum Ziel ist. Die Lösung unterstützt auch bei der aufwendigen Intercompany-Abstimmung von Aufwendungen und Erträgen der Konzerngesellschaften. Hierzu verwenden die meisten Unternehmen Excel-Sheets – und das endet häufig in Unstimmigkeiten. MS Dynamics 365 kürzt diesen Prozess dank einheitlicher Datenbasis, festgelegter Währungen und einheitlicher Wechselkurse ganz erheblich ab. Darüber hinaus ermöglicht ein modernes ERP-System eine parallele Buchführung – etwa eine lokale und eine nach IFRS (International Finance Reporting Standards).

Dank Automatisierung und intuitiver Menüführung gehen Abschlüsse mit ausgereiften ERP-Lösungen erheblich schneller vonstatten als mit herkömmlichen. Einen Abschluss am dritten Arbeitstag nach Monatsbeginn vorzulegen, ist damit ein Leichtes. Entscheidend ist aber vor allem, dass sich damit Abschlüsse mit einer höheren Qualität, einem höheren Compliance-Level und hervorragender Datenqualität auf allen Ebenen durchführen lassen. Insbesondere Organisationen mit mehreren Niederlassungen profitieren von einheitlichen Modellen und Prozessen. Diese stellen sicher, dass überall identisch gebucht wird, so dass alle Zahlen wirklich miteinander vergleichbar sind.

„Das wäre etwas für mich“, denkt sich CFO-Anja schmunzelnd nach der Lektüre des Avanade-Blogs. Und liest auch gleich das neueste Whitepaper über die Aufgaben und Möglichkeiten des CFO in Zeiten der Digitalisierung. Falls Sie ebenfalls interessiert sind, laden Sie sich das Whitepaper „Finance Automation mit modernen ERP-Systemen“ herunter.

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