Die jährliche Budgetierungsrunde steht an. CFO Anja berichtet:

Schon wieder steht die nächste große Budgetplanung bevor. Mir erscheint es, als wäre die vergangene gerade erst abgeschlossen. Ohne Planung geht es jedoch nicht. In dynamischen Zeiten wie diesen, ist die Planung sogar wichtiger denn je. Der Brexit zum Beispiel: Wer kann heute schon einschätzen, welche Auswirkungen dieser auf das Unternehmen haben wird und in welchem Ausmaß? Ich müßte mich sogar öfter mit der Planung beschäftigen. Aber leider ist dies aufgrund der langen Prozesszeiten unmöglich. Plausible Planwerte zu erhalten ist sehr kraft- und nervenraubend. Es fehlen die Ressourcen und die Tools.

Nun wurde auch noch die Vorstandssitzung um eine Woche vorverlegt. Das bedeutet, wir haben noch weniger Zeit für die Planung als im Vorjahr. Obwohl die Zeitspanne von Jahr zu Jahr kürzer wird, arbeiten wir immer noch mit denselben Prozessen und Tools.

Jetzt gilt es, die Organisation und das Team zu motivieren mitzuarbeiten. Eine mühsame monatelange Budgetphase steht  bevor. Für mein Team bedeutet dies, Excel-Dateien zu erstellen, diese mit Daten zu befüllen, Feedback der Abteilungen einzusammeln und zusammenzuführen. Eine wahre Excel Manufaktur! Dazu kommen noch die vielen Rückfragen und die Koordination des Planungsprozesses. Wieviel Zeit das wieder kostet!

Erst nach Wochen wird mir ein konsolidiertes Zahlenbild vorliegen. Somit haben wir wieder nicht ausreichend Zeit für die Analyse. Und wenn die Richtung der Zahlen nicht passt, wiederholt sich der ganze  Prozess erneut. Die selbstgebauten Excel Planungsdateien sind leider fehleranfällig, der Umbau zeitintensiv und für Anpassungen nicht flexibel genug. Die Abweichung der Ist-Werte von den Planwerten ist leider im letzen Jahr höher ausgefallen, als der Korridorwert, den wir uns vorgenommen haben. Das muss ich unbedingt in den Griff bekommen.

Eine integrierte technologische Lösung könnte mich bei der Budgetplanung unterstützen, damit ich mehr Freiraum für die wichtige inhaltliche Analyse und den Austausch mit den Fachbereichen erhalte.

Läuft Ihr Prozess für die Budgetplanung schon?
Noch ist Zeit, um auf eine nachhaltige Lösung umzusteigen Eine der zentralen Aufgaben für CFOs ist die Planung des nächsten Budgetjahres. Dieses Zahlenwerk bildet die Strategie und die Richtung des Unternehmens im Folgejahr oder für mehrere Jahre ab und dient dazu, diese gezielt umzusetzen. Über die Zuweisungen von Ressourcen setzt das Management Schwerpunkte und bringt neue Entwicklungen voran. Gleichzeitig lassen sich aus dem Reporting und dem Blick auf Plan- und Ist-Zahlen Erkenntnisse darüber ableiten, ob das Unternehmen strategisch auf Kurs ist oder ob nachjustiert werden muss. Die Budgetierung ist also das wichtigste Steuerungs- und Controlling-Instrument nicht nur für Finance, sondern für das gesamte Unternehmen – aber in der Regel auch ein langwieriger, träger Prozess.

Nicht zuletzt, weil für die ohnehin schon komplexe Planung fast immer Excel zum Einsatz kommt – obwohl es, wie so häufig, das falsche Tool dafür ist. Meist werden Zellen in den Sheets mit komplizierten Formeln hinterlegt, die irgendein Mitarbeiter entwickelt hat – und die niemand anderes versteht. Verlässt diese Person das Unternehmen, wandert die Vorlage in den Papierkorb. Bei größeren Unternehmen gibt es meist einen Gesamtbudgetplan, der in Unterpläne eingeteilt ist, die von den jeweiligen Kostenstellenleitern ausgefüllt werden. Im Ergebnis hat Finance – wenn dann endlich alle Pläne geliefert sind – eine große Sammlung an Excel-Sheets, die konsolidiert werden müssen, um das Gesamtbudget zu präzisieren. Ein weiteres Problem: Excel-basierte Planungen werden in den seltensten Fällen in ein System zurückgespielt. Dann weiß niemand, wer bereits Zahlen geliefert hat und ob es vielleicht Updates dazu gab.

Das alles hat zur Folge, dass sich die Planung und Verabschiedung von Jahresbudgets oft mehrere Monate hinzieht. Eine Zeit, in der wertvolle Ressourcen verschwendet werden, unnötige Kosten entstehen und Nerven strapaziert werden. Dabei ginge es mit der richtigen Lösung auch innerhalb weniger Wochen.

Wie wird also aus der Not eine Tugend?

Systembasierte Budgetierung
Ein runder Prozess sieht anders aus. Zuallererst darf es nur eine Quelle der Wahrheit geben. Zahlen müssen in einem System liegen und nicht in separaten Dateien. Tragen die Zuständigen ihre Daten direkt ins System ein, entfällt außerdem die aufwendige Konsolidierung. Zudem haben der CFO und sein Team die Budgets allzeit im Blick – und wissen jederzeit, wer seine Zahlen bereits geliefert hat.

Eine Lösung für die Budgetierung (und auch die strategische Mittel- und Langfristplanung) ist das namensgleiche Modul für Microsoft Dynamics 365 (D365). Hier kommen zwar auch Excel-Templates zum Einsatz – aber: keine herkömmlichen, sondern frei konfigurierbare, die alle notwendigen Informationen direkt aus dem System ziehen und die eingegebenen Daten sowie nachträgliche Änderungen direkt wieder ins System zurückspielen. Damit ist gewährleistet, dass alle am Prozess Beteiligten im gewohnten Look and Feel arbeiten, und zwar immer mit denselben hochaktuellen Zahlen. Zudem können auch Sales-Forecasts oder Ausgaben direkt integriert werden. Im Modul lässt sich der Gesamtbudgetplan in einzelne Subpläne unterteilen, die automatisch per Task an die jeweiligen Kostenstellenleiter geschickt werden. Sie erhalten direkt Einblicke in ihre historischen Daten und müssen lediglich ihre Planungszahlen eintragen. Anschließend werden die Einzelpläne zum Gesamtbudget aggregiert. Außerdem zeigt das System an, welche Pläne bereits ausgefüllt sind und welcher Kostenstellenleiter noch liefern muss. Somit hat die Finanz, als zentrale Budget Koordinationsstelle, stets im Blick, wie weit der Gesamtprozess fortgeschritten ist. Und das Ganze, ohne dass sich Finance oder die Fachabteilungen umstellen müssten – dank ausgefeilten Excel-Templates.

Mehrwert aus Daten und Zahlen ziehen – rollierender Forecast
Informationen wie ein Sales-Forecast haben direkten Einfluss etwa auf die Produktion und After-Sales-Service etc. Der Vertrieb kann direkt im System einen Verkaufs-Forecast erstellen (was sowieso passiert) –, und Finance zieht sich die Informationen einfach per Knopfdruck. Ohne weitere Umwege. Und kann die Planungen entsprechend angehen.

Liegen alle Daten in einem System, lässt sich zu jedem Zeitpunkt der reale aktuelle Stand überprüfen. Noch besser: Eine systembasierte Budgetierung ermöglicht einen stichhaltigen rollierenden Forecast, berücksichtigt saisonale Schwankungen, zeigt die Ist-Werte und überprüft damit die Plan-Werte. Neue Entwicklungen werden sofort integriert. Bin ich on track? Sind Anpassungen wünschenswert? Hat ein Bereich noch brachliegendes Budget übrig? Fehlt dieses an anderer Stelle? Der große Vorteil eines systembasierten Ansatzes ist, dass Daten, die ohnehin vorliegen, weiterverarbeitet werden können – mit Mehrwert. Finance muss für einen Check des gegenwärtigen Status nicht mehr auf das jährliche Ausgangsbudget zurückgreifen, das das Bild leicht verfälscht. Denn: Ist ein Budget nach sechs Monaten nur zu 25 Prozent ausgeschöpft, kann eine Abteilung trotzdem genau im Plan sein. Ein rollierender Forecast zeigt das an. Zudem lässt sich im Modul eine Budgetkontrolle einrichten, die automatisiert Planabweichungen meldet. Ohnehin sind die Zeiten, in denen eine Finanzplanung einmal beschlossen und dann 1:1 durchgezogen wurde, vorbei. Hohe – und weiter zunehmende – Marktdynamiken sorgen dafür, dass Unternehmen Planungen und Forecasts immer wieder auch kurzfristig überprüfen, anpassen, neu erstellen müssen. Wer aus der Excel-Welt kommt, der wird sich wundern, was D365 mit seinen Funktionen für Budgetierung, Forecast, Analyse und Reporting in dieser Richtung leisten kann, nicht zuletzt, weil auch das extrem leistungsfähige Power BI mit an Bord ist.

Schonend für alle Beteiligten
Ein strukturierter, systembasierter Ansatz spart Zeit, Geld und Nerven. Wer sich jetzt für das Budgetmodul von D365 entscheidet, hat genug Zeit für die Implementierung und kann das Budget für das kommende Jahr ohne Stress, mit klaren Aufgabenverteilungen und dank intergrierter Excel-Templates ganz ohne Umgewöhnungseffekte planen.

Im Rahmen der Digitalisierung steht insbesondere der CFO als einer der zentralen Unternehmenslenker immer mehr im Fokus. Effizienzgewinne sind an Finance bisher weitestgehend vorbeigegangen. Dabei gibt es zahlreiche Tools, die die Finanzabteilung unterstützen. Wie der CFO seine Rolle modern interpretieren kann, lesen Sie in unserem Whitepaper: Erfolgreiche Automatisierung von Finanzprozessen.

Ein Beitrag von Violeta Kalicanin – Digital Advisory, Avanade und Berat Menlikli – ERP Business Analyst, Avanade.

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