Hybride Arbeit ist äußerst beliebt. Kein Wunder, denn sie ermöglicht Menschen ein Maß an Flexibilität, das eine traditionelle Präsenzkultur nicht bieten kann. Nachmittags eine Runde Joggen gehen und dafür abends noch eine Stunde arbeiten? Morgens schon früh anfangen und dafür nachmittags mit den Kindern Zeit verbringen? Oder einfach von zu Hause aus arbeiten, wenn die Bahn wieder streikt? Das alles ist kein Problem mehr in einer hybriden Unternehmenskultur. Dabei findet Flexibilität heute vor allem auf drei unterschiedlichen Ebenen statt:

1. Räumliche Flexibilität: Sie umfasst alle Formen des mobilen Arbeitens innerhalb und außerhalb des Unternehmens.


2. Zeitliche Flexibilität: Hier geht es um die individuelle Verteilung von Arbeitszeit. Daraus leiten sich verschiedene flexible Arbeitsmodelle ab z. B. Gleitzeit, Vertrauensarbeitszeit, Teilzeit und viele mehr.


3. Strukturelle Flexibilität: Flache Hierarchien sowie Projektstrukturen zeichnen eine flexible Tätigkeit aus. Starre Abläufe und steile Hierarchien stehen dagegen meist für ein unflexibles Arbeiten.

Flexibles Arbeiten vs. Standardisierung

Das Resultat dieser Flexibilisierung hat Gartner in einem übersichtlichen Modell der hybriden Arbeitswelt zusammengefasst. Darin wird sichtbar, wie vielfältig unser Arbeitsalltag geworden ist. Während manche von uns ins Büro kommen, arbeiten andere von daheim aus. Andere wiederum sind nur selten zur gleichen Uhrzeit anwesend, obwohl sie im gleichen Team arbeiten. Es ist offensichtlich, dass eine solche Flexibilität neben den oben beschrieben Vorteilen auch eine Reihe von Herausforderungen mit sich bringt.

Zum Beispiel erleben Beschäftigte in einer hybriden Arbeitsumgebung oftmals das Gefühl, ständig erreichbar sein zu müssen. Dies kann sich negativ auf ihre Motivation und Gesundheit auswirken. Außerdem führt ortsflexibles Arbeiten nicht selten zu neuen Formen des Anwesenheitszwangs, längeren Arbeitszeiten oder Selbstausbeutung. Und auch mit Blick auf die Kommunikation haben flexible Arbeitszeiten teils negative Auswirkungen. Immer wieder berichten Mitarbeitende davon, dass es häufig zu Verzögerungen, fehlenden Zuständigkeiten sowie Abstimmungs- und Kommunikationsproblemen kommt. Dies kann das Miteinander und Wohlbefinden eines Teams stark belasten und zudem die Leistungsfähigkeit beeinträchtigen.

Letztendlich haben diese Phänomene natürlich auch einen Effekt auf die Unternehmen selbst. Denn wie effizient können Angestellte arbeiten, wenn sie durch einen Arbeitsalltag navigieren müssen, der von digitalem Overload, unablässiger Kommunikation und kognitiver Überlastung geprägt ist? Hier sind Unternehmen und Führungskräfte gefordert, ihre Mitarbeitenden zu schützen und bestenfalls in gemeinsamer Abstimmung klare Regeln für die digitale Kommunikation und Kollaboration zu entwickeln.

Richtlinen für hybride Teams erarbeiten

Um die Vorteile von flexibler Arbeit und die Investition in einen digitalen Arbeitsplatz maximal auszunutzen, müssen Organisationen strategische Leitplanken für die interne und die externe Kollaboration etablieren. Wir bei Avanade nennen diese Vereinbarungen „Digitale Standards“. Darunter verstehen wir Arbeitsregeln und Empfehlungen, die in einem Team oder in einer Organisation abgestimmt werden. Sie unterstützen die Mitarbeitenden, alleine oder mit Kolleg:innen besser, gesünder und effizienter zu arbeiten.

Hierzu ist es entscheidend, ein Verständnis zu entwickeln, welche kommunikativen und kollaborativen Herausforderungen den jeweiligen Alltag prägen. Um das herauszufinden, sind bspw. die folgenden Fragen hilfreich:

• Welche Meetingkultur wollen wir leben?
  
  Macht es Sinn, meetingfreie Tage einzuführen, um längere konzentrierte Arbeitsphasen zu ermöglichen? Zeichnen wir Meetings auf, damit andere Teammitglieder den Anschluss behalten? Wie können wir Meetings konstruktiv halten, auch bei größeren Gruppen, z. B. mit Blick auf die 3W-Regel: Wer macht was bis wann? Gibt es eine Meeting-Etikette, z. B. pünktliches Erscheinen, eine gute Vorbereitung aller Meeting-Teilnehmenden, kein vorzeitiges Verlassen?


• Wie kommunizieren wir im Team?
  
  Welche Kanäle (Telefon, Teams, E-Mail, Slack etc.) eignen sich für welche Art von Kommunikation? Wie lange haben wir Zeit, um E-Mails zu beantworten? Muss der Erhalt jeder Nachricht bestätigt werden? Wie lang dürfen Mails sein? (Faustregel: Wenn man scrollen muss, dann lieber anrufen.)


• Wie arbeiten wir gemeinsam an Dateien?
  
  Welche Aufgaben eignen sich für synchrone Tätigkeiten? Welche Tools bzw. Plattformen eignen sich für die Kollaboration? Welche eher für eine asynchrone Tätigkeit? In welchen Abständen nehmen wir uns Zeit für gemeinsame Absprachen? Welche Informationen muss eine Übergabe enthalten? Wie gehen wir mit Feedback um?


• Wie strukturieren wir Aufgaben im Team?
  
  Wer trifft welche Entscheidungen (Stichwort: Freigabe-Workflow)? Wie vermeiden wir, dass sich zuviel Arbeit bei einzelnen Personen ballt? Wie berücksichtigen wir die Arbeit in unterschiedlichen Zeitzonen? Welche Rituale schaffen ein „Wir-Gefühl“ in einem Team, das sich selten oder nie in Präsenz erlebt? Welche Klärungsmethoden haben wir, damit aus der Reibung vielfältiger Perspektiven innovative Lösungen entstehen?

Ein Collaboration Playbook hält Vereinbarungen fest

Die Antworten auf diese Fragen sollten in einem Verhaltenskodex schriftlich fixiert werden. Wir nennen diesen Kodex Collaboration Playbook. Als „Code of Conduct“ für den digitalen Arbeitsplatz ist dieses Playbook zugleich ein wichtiges Onboarding-Tool, das neuen Mitarbeitenden dabei hilft, in die Arbeitsabläufe eines Teams einzusteigen und anfängliche Missverständnisse zu vermeiden.

Die Erstellung eines solchen Collaboration Playbook läuft idealerweise in drei aufeinanderfolgenden Schritten ab. Im ersten Schritt werden aktuelle Arbeitsweisen analysiert sowie Arbeitsmuster und Merkmale der jeweiligen Arbeitskultur transparent erfasst. Im zweiten Schritt werden Richtlinien zur Zusammenarbeit diskutiert und festgelegt, sowie konkrete Maßnahmen zur Umsetzung entwickelt. Im dritten Schritt werden die Mitarbeitenden dann in Form einer Kampagne für die neuen Arbeitsweisen sensibilisiert und anhand von Good Practices Vorbilder für die neue Form des Zusammenarbeitens geschaffen.

Unserer Erfahrung nach ist es hilfreich, ein solches Rahmenwerk erst einmal auf Unternehmensebene zu etablieren. So lässt sich am besten sicherstellen, dass die Regelungen mit den Unternehmenswerten und -zielen übereinstimmen. Gleichzeitig ist es aber natürlich wichtig, dass die einzelnen Teams innerhalb dieses Rahmens die Möglichkeit einer individuellen Ausgestaltung erhalten. Dazu werden z. B. Teamworkshops angeboten, in denen Arbeitsmethoden analysiert, Herausforderungen im täglichen Workflow berichtet und spezielle Teamregeln festgelegt werden.

Die Einführung eines solchen Playbooks erfordert außerdem eine ausgeprägte Feedbackkultur. Die darin fixierten digitalen Standards sollten keine starren Regeln sein, sondern sich weiterentwickeln dürfen – analog zu den Bedürfnissen der Mitarbeitenden, der Evolution des Unternehmens sowie den technologischen Möglichkeiten. Und ein letzter Tipp, der sich vor allem an Führungskräfte richtet: Gehen Sie bei der Einhaltung der neuen Arbeitsweisen mit gutem Beispiel voran und bieten Sie sich jederzeit als vertrauensvoller Ansprechpartner:in an, wenn es zu Problemen in der Zusammenarbeit kommt.

Wie sieht es mit eurer eigenen Kollaborationskultur aus? Hat euer Unternehmen gut ausgearbeitete digitale Standards? Funktioniert die Zusammenarbeit auch ohne Vereinbarungen reibungslos? Oder habt ihr das Gefühl, dass die hybride Zusammenarbeit noch nicht so rund läuft, wie sie könnte? Wir freuen uns auf euer Feedback – hier in den Kommentaren oder auf unseren Social-Media-Kanälen.

Ihr wollt eure Herausforderungen bei der hybriden Zusammenarbeit einmal mit den Expert:innen vom New Workstyle-Team besprechen? Im Rahmen eines Envisioning Workshop sehen wir uns euer aktuelles Kollaborationsmodell gerne an und machen konkrete Vorschläge zur Verbesserung. Schreibt uns einfach eine Nachricht und wir vereinbaren einen Termin mit euch.

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