Arbeiten, ohne die eigenen vier Wände zu verlassen – für viele Beschäftigte ist dieser Traum inzwischen Realität geworden. 1,4 Tage Homeoffice pro Woche haben Vollzeitbeschäftigte in Deutschland durchschnittlich. Den Rest der Arbeitswoche verbringen sie im Büro. Hybrid Work nennt sich diese Kombination von Büroarbeit und Remote Work. Und sie wird immer beliebter. Eine große Mehrheit von 74 % der Befragten nennt in einer aktuellen Studie der Universität Konstanz hybrides Arbeiten als bevorzugtes Arbeitsmodell. Im Jahr 2022 waren es lediglich 69 %. Das ausschließliche Arbeiten von zu Hause aus oder im Büro hat dagegen deutlich an Popularität eingebüßt.

Eine hybride Arbeitskultur stellt Organisationen allerdings auch vor deutlich andere Herausforderungen als die traditionelle Präsenzkultur. Wenn Teams teilweise im Büro, teilweise remote arbeiten, brauchen Organisationen nicht nur neue Technologien, sondern auch neue Spielregeln für eine effiziente Zusammenarbeit. Sinnvoll kann es beispielsweise sein, genau miteinander zu besprechen, welches Tool sich für welche Art der Information und Kommunikation am besten eignet und genutzt wird. Ein weiterer zentraler Aspekt sollte das Wellbeing der Mitarbeitenden sein. Welche Faktoren wirken sich positiv auf das mentale Wohlbefinden der Belegschaft aus? Welche Faktoren führen in dem herrschenden Arbeitskontext dauerhaft zu Überforderung, Stress und Krankheit? Auf diese Fragen können einzelne Personen ebenso Antworten finden und Einfluss nehmen, wie Unternehmen als Ganzes.

Job Crafting: Wie Mitarbeitende mentale Gesundheit proaktiv formen

Wir alle kennen diese Arbeitstage, in denen ein Meeting auf das andere folgt. Dann bleibt häufig kaum Zeit zwischen den einzelnen Terminen – geschweige denn Zeit, um die aufgenommenen Informationen produktiv zu verarbeiten oder Projekte voranzutreiben. Sind solche Tage eher die Regel, anstatt die Ausnahme, sind Überforderung, Unzufriedenheit und emotionale Entfremdung von der eigenen Arbeit die Folge. Was können Mitarbeitende konkret tun, um diesem Teufelskreis zu entkommen?

Als erstes ist es wichtig, ein Bewusstsein zu entwickeln, welche Abläufe meines Arbeitsalltags mir und meiner mentalen Gesundheit schaden. Es mag trivial klingen: Aber sich selbst Stress und Überforderung einzugestehen, ist für viele Menschen, die einen hohen Anspruch an sich selbst haben, eine ernstzunehmende Hürde. Im zweiten Schritt ist es wichtig zu überprüfen, wie ich den eigenen Arbeitstag entsprechend meinem eigenen Rollenverständnis und im Einklang mit meinen eigenen psychischen Ressourcen umgestalten kann. „Job Crafting“ nennt das die Organisationsforschung – und meint damit, dass Arbeit an die Mitarbeitenden angepasst wird, nicht umgekehrt.

Um zu verstehen, was das genau bedeutet, gehen wir ein wenig näher auf den oben genannten Meeting-Marathon ein. Im Sinne des Job Craftings wäre hier denkbar, die Anzahl der Meetings sinnvoll zu reduzieren, um zu einem produktiven Arbeitsrhythmus zurückzukehren. Alternativ könnte im Team ein „No-Meeting-Day“ vereinbart werden, an dem die Teammitglieder konzentriert Aufgaben erledigen. Grundsätzlich sollte eine hybride Arbeitskultur es auch zulassen, Einladungen zu Meetings abzusagen. Das ist vor allem dann gut möglich, wenn wichtige Treffen aufgezeichnet werden oder Teilnehmende Protokolle anfertigen, um die Wissensweitergabe zu gewährleisten.

Auch das Meeting selbst kann so gestaltet werden, dass es den Team Spirit fördert. Dazu gehört u.a., dass alle Teilnehmenden ihre Kamera einschalten, um Reaktionen der anderen Teilnehmenden wahrnehmen zu können. Auch der Einsatz von Emojis in Besprechungen via Teams kann helfen, die Qualität der Interaktion zu verbessern. Hört sich für Sie ebenfalls trivial an? Bedenken Sie: Digital sehen uns andere Menschen nur in einem relativ kleinen Ausschnitt. Emojis oder eine eingeschaltete Kamera sind hier enorm hilfreich, um Stimmungen eindeutig zu transportieren. Um im Nachgang an das Meeting Unklarheiten für Mitarbeitende zu vermeiden und somit deren mentale Gesundheit zu stärken, empfehlen wir außerdem, zum Abschluss eines Treffens die drei Ws zu klären: Wer macht was bis wann.

Rahmen schaffen: Das können Organisationen zum Wellbeing beitragen

Die mentale Gesundheit liegt aber natürlich nicht nur in der Verantwortung der Belegschaft. Unternehmen und Führungskräfte müssen eine Grundlage schaffen, auf der individuelles Job Crafting aufbauen kann. Um beim Beispiel von oben zu bleiben: Ich kann Einladungen zu Meetings nur absagen, wenn ich in einer Arbeitskultur tätig bin, die solche eigenständigen Entscheidungen ermöglicht und respektiert. Auch die kommunikativen Leitplanken innerhalb einer Organisation sollten grundlegend definiert sein und teamübergreifend gelten – schließlich sind Mitarbeitende mitunter auch in unterschiedlichen Teams unterwegs. Dazu kann es sinnvoll sein, ein Hybrid Collaboration Playbook einzusetzen. Dieses Manual definiert, welche Zusammenarbeitsregeln in einem hybrid-arbeitenden Unternehmen grundsätzlich gelten, z.B. in Bezug auf Meetings, Office Days, Wissensweitergabe und weitere Themen. Die definierten Basisregeln können dann in den einzelnen Teams verfeinert werden, je nach Zusammensetzung und Bedürfnissen.

Welche Technologien überhaupt zur Verfügung stehen, spielt ebenso eine wichtige Rolle für das Wellbeing der Mitarbeitenden und sollte von Unternehmen darum sorgsam bedacht werden. Neben Microsoft Teams kann auch Microsoft Outlook ein wichtiges Tool sein, um das Wellbeing innerhalb einer Organisation zu steuern. Es dient nicht nur als Kalender, sondern kann ebenso dazu genutzt werden, meetingfreie Zeiten zu definieren. Zusätzlich können Mitarbeitende über Outlook ihre Meetingzeiten kürzen, z.B. von 30 Minuten auf 25 Minuten. Dann bleibt immer noch ein bisschen Puffer zwischen den Terminen, um sich auf das nächste Meeting vorzubereiten, ein paar Schritte zu gehen oder anders für sich selbst zu sorgen. Auch die Anschaffung von Viva Insights ist eine Möglichkeit, um das Wellbeing für Mitarbeitende zu verbessern. Hier können sie selbst datenbasiert nachvollziehen, wo wiederholt Stressoren im Arbeitsalltag auftauchen und diese gezielt eliminieren.

Recharge@Work: Wellbeing beginnt in der Arbeitszeit

Um die mentale Gesundheit innerhalb einer hybrid arbeitenden Organisation zu stärken, hat das New Workstyle Team von Avanade das Recharge@Work-Programm entwickelt. Dabei handelt es sich um ein wissenschaftlich basiertes Programm, das in drei Phasen abläuft. Im ersten Schritt erhalten Mitarbeitende einen Fragebogen, auf dem sie Pain Points nennen und erschöpfende Erfahrungen innerhalb ihres Arbeitsalltags beschreiben. Im zweiten Schritt reflektieren sie anhand einer videobasierten Abfrage, das typische Situationen aus ihrem Alltag enthält. Im dritten Schritt erhalten die Mitarbeitenden Impulse, mit welchen konkreten Maßnahmen sie ihre mentale Gesundheit im Arbeitsalltag direkt eigenständig stärken können. Denn Unternehmen und Führungskräfte müssen sich bewusst sein: Die Gesundheit ihrer Mitarbeitenden beginnt nicht vor oder nach der Arbeit, sondern findet im Laufe des Arbeitstages statt.

Wie sieht es in eurem hybriden Arbeitsalltag aus? Ist euer Meeting-Kalender übervoll? Welche Tools und Techniken helfen euch dabei, Stress und Unzufriedenheit zu vermeiden? Wenn ihr weitere Inspirationen zum Thema Wellbeing sucht oder an Details zu Recharge@Work interessiert seid, dann schreibt uns gerne eine Nachricht.

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