Büros bieten uns eine Vielzahl von Möglichkeiten, um mit unseren Arbeitskolleg:innen in Beziehung zu treten: das Meeting zum Wochenstart in großer Runde, Brainstorming im kleinen Kreis, flüchtiger Plausch im Aufzug oder konzentriertes Arbeiten im Projektraum. Aber auch kleine Mikrointeraktionen gehören dazu, wie das Aufhalten einer Tür oder der freundliche Gruß bei der Begegnung auf dem Flur. Alle diese Beispiele zeigen, dass Büros mehr sind als Orte, an denen lediglich gearbeitet wird. Büros sind ebenso Räume, in denen soziale Rituale stattfinden, Gemeinschaft lebendig wird und wir Zugehörigkeit empfinden.

Inzwischen ist das Büro allerdings nicht mehr der einzige Ort, an dem wir Kolleg:innen begegnen und Arbeitsbeziehungen pflegen. Spätestens seit Corona hat das Büro seine fest umrissenen Grenzen hinter sich gelassen und sich in die virtuelle Welt verlängert. Büroarbeit ist mittlerweile ein hybrider Arbeitskosmos, der real existierende, sogenannte physische Räume im Unternehmen, zuhause oder unterwegs ebenso umfasst wie die digitalen Räume, in denen Mitarbeitende sich begegnen und zusammenarbeiten. Unternehmen, die sich zu dieser hybriden Wirklichkeit bekennen, müssen deshalb sowohl die physischen als auch die virtuellen Räume so gestalten, dass Aufbau und Pflege von Arbeitsbeziehungen darin gelingen können.

Welche Räume benötigen Unternehmen?

Gemäß dem Activity-based-working-Ansatz gibt es grundsätzlich drei Arten von Räumen, die die sogenannten Wissensarbeiter:innen für ihre Arbeit benötigen . Da sind erstens Räume für Begegnungen, in denen sich Beschäftigte abseits des Arbeitskontextes treffen und austauschen. Dazu zählen bspw. der Flur oder auch die Kaffeeküche. Zweitens benötigen Unternehmen Räume, die ein fokussiertes Arbeiten ermöglichen. Das können z.B. kleinere Think Tanks sein, in die wir uns vor einem hohen Lautstärkepegel zurückziehen können. Nicht zu vergessen: Räume für konzentriertes Arbeiten sind auch im Homeoffice unentbehrlich. Drittens benötigen Unternehmen Räume für die Kollaboration. Mitarbeitende müssen auf physische Meetingräume und virtuelle Collaboration Spaces zugreifen können, um mit ihren Teams zusammenzuarbeiten. Dabei ist es wichtig, dass die entsprechenden technischen Voraussetzungen eine gute Kommunikation ermöglichen. Wichtig ist u.a. die Tonqualität in Räumen genauso wie die Sichtbarkeit aller Teilnehmenden, wofür es bspw. eine bewegliche Kamera braucht oder Regeln, die sicher stellen, dass alle vor Ort Teilnehmenden auch für die virtuell hinzugeschalteten Teilnehmenden sichtbar sind (z.B. die Entscheidung zur Nutzung der Kameras von persönlichen Laptops).

Digitale Tools für bessere Arbeitsbeziehungen

Es ist eine weit verbreitete Meinung, dass die Arbeit im Homeoffice sich vor allem für abgeschirmte Deep-Work-Phasen eignet, während das physische Büro der Ort ist, an dem Neues entsteht und das Miteinander gelebt wird. Diese starre Einteilung sollten Unternehmen überwinden, wenn sie Arbeitsbeziehungen in einer hybriden Arbeitskultur fördern möchten. Denn auch in virtuellen Arbeitsräumen muss Co-Creation, ungezwungener Austausch, zufälliges Stolpern über relevante Informationen („Serendipity“), Vernetzung und Verbundenheit mit der Organisation gelebt werden. Um das zu erreichen, können Unternehmen u.a. die im Folgenden beschriebenen digitalen Tools einsetzen:

Microsoft Teams: In vielen Unternehmen ist Microsoft Teams mittlerweile der Standard, um sich miteinander auszutauschen. Hier ist die Chat-Funktion ein gutes Tool, um Kontakte locker aufrechtzuerhalten. Wenn Teams-Meetings anstehen, kann es sinnvoll sein mit einem Check-in zu starten. Damit wird die Stimmung der Teilnehmenden aufgelockert. Gleichzeitig erleichtert dieses Ritual, das „Ankommen" im virtuellen Raum, so als würde man eine Tür öffnen und die Türschwelle zum Meetingraum übertreten. Check-ins unterstützen jedoch auch dabei, eine Verbindung zwischen den Teilnehmenden herzustellen oder auf die bevorstehende Thematik einzustimmen. Um das Eis zu brechen, hilft es natürlich, wenn die Kameras eingeschaltet sind, damit alle Meetingteilnehmenden sich sehen können.

Auch ein sogenannter Workathon bietet die Möglichkeit, Arbeitsbeziehungen zu intensivieren: Dazu treffen sich zwei oder mehrere Personen für eine gemeinsame Fokusarbeit virtuell in einem Teams-Meeting. Jede:r der Teilnehmenden arbeitet für 25 Minuten fokussiert an den eigenen Themen. Nach dieser Arbeitsphase wird gemeinsam eine 5 Minuten-Pause eingelegt, die zum Austausch dient („Wie lief es? Wo hängst Du gerade?“). Die Dauer der Workathons wird von den Teilnehmenden nach eigenem Ermessen individuell festgelegt.

CoffeePals: Zufällige Begegnungen und der sich daraus entwickelnde Smalltalk sind ein enorm wichtiger Teil des Büroalltags. Auf diese Weise werden wir mit Perspektiven und Projekten konfrontiert, die außerhalb unseres gewohnten Alltags und unseres Teams liegen. Um diese zufälligen Begegnungen auch virtuell zu ermöglichen, gibt es das Microsoft Teams Plugin CoffeePals. Diese App weist nach dem Zufallsprinzip Menschen in Gruppen zu, die sich dann zu einer virtuellen Kaffeepause treffen – genauso, wie viele von uns es aus dem Büroalltag kennen. Und genau wie in der Kaffeeküche kann man auf diese Weise neue Leute und das Unternehmen aus anderen Perspektiven kennenlernen. Man vernetzt sich und baut Arbeitsbeziehungen auf. Und manchmal entsteht durch so einen Austausch sogar eine neue gute Idee, weil man sich mit jemandem unterhält, der etwas Distanz zu den eigenen Projekten hat und eine neue inspirierende Expertise einbringen kann – oder auch nur eine Frage, welche wir uns bislang noch nicht gestellt haben.

Viva Engage: Ein besonders interessantes Tool für die Beziehungspflege ist Microsoft Viva Engage. Damit lassen sich direkt in Microsoft Teams Profile anlegen, Beiträge posten und sogar Stories erstellen. Vor allem in großen Unternehmen ist das eine tolle Möglichkeit, sich mit anderen Kolleg:innen zu vernetzen und Wissensaustausch zu interessanten Themen & individuellen Leidenschaften zu betreiben. Aber auch für das Corporate-Communication-Team eignet sich dieser Kanal, um unternehmensweit offizielle Informationen bereitzustellen. Somit vereint Viva Engage Features aus Intranet und Social Media in einer Anwendung und bietet Unternehmen die Möglichkeit, Teams zu einer durchgängigen User Experience Area umzugestalten.

SharePoint: Zentralität ist auch das wichtigste Merkmal von SharePoint, der Plattform für Dokumentenverwaltung und Kollaboration in Microsoft 365. Vor allem für neue Mitarbeitende kann es während des Onboardings ein immenser Vorteil sein zu wissen, dass es hier eine Single-Source-of-Truth gibt, in der alle Informationen gebündelt vorliegen. Hier gibt es auch sog. Communication Sites für den Austausch von Informationen. Im Unterschied zu Teams-Seiten sind diese nicht an eine bestimmte Office365-Gruppe gebunden. News, Reports und anderer Content können so ohne viel Aufwand auf eine visuell ansprechende Art und Weise mit einem größeren Publikum geteilt werden.

Reale und virtuelle Räume verbinden

Aus unserer Sicht ist es für das Funktionieren hybrider Arbeit elementar wichtig, dass Organisationen das Thema Arbeitsbeziehungen in all seinen Facetten bedenken. Dazu gehören nicht nur Aufmerksamkeit für die unterschiedlichen Nutzungsszenarien innerhalb des realen Büros und dessen Ausstattung mit Geräten, die einen nahtlosen Übergang in die virtuelle Bürowelt ermöglichen. Auch die Gestaltung dieser digitalen Welten selbst ist eine wichtige Aufgabe – die allerdings in vielen Organisationen übersehen wird.

Daher kann es für Unternehmen ein erster Schritt sein, den Status quo der existierenden Räumlichkeiten zu analysieren. Welche physischen und virtuellen Räume gibt es? Welche Meetingformate existieren? Wann finden Meetings statt, wozu werden sie genutzt und wie wird darin miteinander kommuniziert?

In einem zweiten Schritt werden die Bedürfnisse der Mitarbeitenden betrachtet. In welchen physischen und digitalen Räumen fühlen sie sich wohl? Welche Räume brauchen sie? Und in welchen Räumen sind die Arbeitsbeziehungen noch verbesserungswürdig?

Im dritten Schritt werden beide Sichtweisen zusammengebracht und überlegt, wie die physischen und virtuellen Räume angepasst werden können, um Arbeitsbeziehungen positiv zu beeinflussen. Eine gute Ergänzung zu diesem Prozess ist ein Collaboration Playbook, welches Leitplanken für die Kommunikation innerhalb einer Organisation definiert und so Mitarbeitende unterstützt, ihre Arbeitsbeziehungen positiv zu gestalten.

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